Proforma Fatura Nedir? Resmî Fatura Yerine Geçer mi?

Proforma fatura bir teklif ve bilgilendirme belgesidir. Satış kesinleşmeden önce düzenlenir. İçinde genellikle satıcı ve alıcı bilgileri, ürün ya da hizmetin adı, adedi, birim fiyatı ve toplam tutar yer alır. Ancak bunlar resmî faturayla aynı hukuki sonucu doğurmaz.

Proformanın esnaf için üç somut faydası var:

• Alıcıya yazılı fiyat verirsin, sözlü pazarlıkta kalmasın diye.
• Büyük işlerde ön ödeme (avans) almak için dayanak olur.
• İşverenin ya da kurumun iç onay süreci için belge ister, onu karşılarsın.

Örneğin bir mobilya atölyesi, mutfak dolabı işi için müşteriye proforma çıkarır. Müşteri beğenirse iş başlar. İş bittiğinde asıl fatura kesilir. Bu sırada proforma, sadece üzerinde anlaşılan tutarı gösteren bir belge olarak kalır.

Geçmez. Proforma faturayı resmî fatura sanmak, esnafın en sık yaptığı hatalardan biri. İkisi arasındaki temel farklar şöyle:

• Vergi: resmî fatura KDV doğurur ve beyana girer. Proforma vergi doğurmaz.
• Muhasebe: resmî fatura gelir kaydıdır. Proforma sadece bilgi belgesidir.
• GİB bildirimi: resmî fatura e-Arşiv ya da e-Fatura olarak GİB'e iletilir. Proforma GİB'e gönderilmez.
• Hukuki sonuç: resmî fatura ticari işlemi belgeler. Proforma, taraflar arasında bir teklif niteliğindedir.

Diğer bir deyişle, malı teslim ettiğinde ya da hizmeti verdiğinde proforma yeterli olmaz. Her hâlükârda mevzuatın istediği faturayı düzenlemen gerekir. Bunun hangi belge türü olacağı alıcıya göre değişir: konuyu e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı yazısında ayrıntılı anlattım.

Proforma ile resmî fatura arasındaki farkı bir örnekle gör

Diyelim bir teknik servis, iş yerine yeni bir klima takacak. İşe başlamadan müşteriye şunu çıkarır:

1. Ürün: duvar tipi klima, adet 1.
2. Montaj işçiliği: 1 iş.
3. Toplam tutar: ürün ve işçilik toplamı.

Müşteri onaylarsa iş başlar. Montaj bittiğinde asıl fatura kesilir; bu faturada aynı kalemler görünür ve KDV eklenir. KDV oranı satılan mal ya da hizmete göre değişir. Örneğin konut için kullanılan bir hizmette oran farklı olabilir; hesap örneklerinde yüzde 20'yi örnek oran olarak kullanıyorum ama senin işleminde geçerli oranı mali müşavirinden teyit et.

Proformayı, satış kesinleşmeden önce düzenlersin. Yaygın durumlar şunlar:

• Alıcı yazılı fiyat istediğinde.
• Ön ödeme (avans) alman gerektiğinde.
• Kurumsal alıcının iç onay süreci için belge istediğinde.
• Teklifler arasında karşılaştırma yapıldığında.
• İhale ya da sözleşme dosyasına fiyat ekleneceğinde.

Buna karşılık, iş bittikten sonra proforma kesmenin bir anlamı yok. İş bittiyse doğrudan resmî faturayı düzenle.

Sık yapılan üç hata

1. Proformayı resmî fatura yerine kullanmak. Alıcıya proforma verip asıl faturayı hiç kesmemek. Bu, vergi tarafında sorun çıkarır.
2. Proformada KDV'yi beyan etmek. Proforma vergi doğurmaz; beyan dönemi geldiğinde asıl faturayı aramak gerekir.
3. Aynı iş için iki resmî fatura kesmek. Teklif aşamasında proforma, teslim sonrasında tek bir resmî fatura. İki kez resmî fatura keserseniz mükerrer satış görünür.

Önmuhasebeciniz'in ücretsiz paketinde kesilen fatura proforma faturadır; resmî fatura değildir. PDF olarak oluşturulur ve WhatsApp ya da e-posta ile paylaşılır. Bu yönüyle teklif ve bilgilendirme amaçlı işler için uygundur. Ancak resmî belge gerektiğinde ücretsiz paketteki proforma yeterli olmaz; e-Arşiv ve e-Fatura yalnızca Pro pakette vardır.

Ücretsiz pakette son 30 günde 100 belge, 50 cari ve 50 stok sınırı bulunur. E-Arşiv ve e-Fatura için kontör satın alınır; kontör fiyatı değişkendir. Pro paket yıllık 6.500 TL + KDV'dir. Ücretsiz sürümü denemek için ücretsiz fatura kesme programı sayfasına bakabilirsin.

589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan basit usul ve işletme hesabı mükellefleri 1 Ocak 2027'den itibaren tutarına bakılmaksızın tüm faturalarını e-Arşiv olarak düzenleyecek. 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL'ye kadar olan faturalar kâğıt (esnaf odası fatura belgesi) olabilir. Diğer mükellefler için tüm faturalar 1 Ocak 2026'dan beri e-Arşiv zorunluluğunda.

1 Ocak 2027'den itibaren esnaf odası fatura belgesi (koçan) kullanılamayacak. Perakende satış fişi ve ÖKC fişiyle belgelenen satışlar bu kuralın dışında; esnaf odasından perakende satış fişi alınmaya devam edilir. Geçiş takvimini 2027 e-Arşiv zorunluluğu yazısında ayrıntılı işledim.

Kâğıt fatura düzenleyene ve nihai tüketici dışındaki alıcıya her belge için VUK 353. maddedeki ceza uygulanır. İptal, red ve itiraz gibi işlemlerin süre ve koşulları mevzuata bağlıdır; kendi durumun için mali müşavirine danış. Proformanın bu takvimde yeri değişmiyor: teklif aşamasının belgesi olarak kalıyor.

Proforma fatura nedir ve ne zaman kesilir?

Proforma fatura, satıştan önce alıcıya verilen ön bilgi ve teklif belgesidir. İçinde ürün adı, adet, birim fiyat ve toplam tutar yer alır. Satış kesinleşmeden, alıcı onayı ya da ön ödeme alınmadan önce düzenlenir. Resmî fatura değildir.

Proforma fatura resmî fatura yerine geçer mi?

Hayır. Proforma vergi doğurmaz, muhasebeye gelir olarak işlenmez ve GİB'e gönderilmez. Mal teslim edildiğinde ya da hizmet verildiğinde mevzuata uygun resmî faturayı ayrıca düzenlemen gerekir. Aksi halde VUK 353. maddesindeki ceza gündeme gelir.

Proformada KDV gösterilir mi?

Proformada KDV satırı bilgi amaçlı yer alabilir ama bu tutar beyana girmez. Beyan, asıl fatura kesildiğinde doğar. KDV oranı satılan mal ya da hizmete göre değişir; kendi işleminde uygulanacak oranı mali müşavirinden teyit et.

Ücretsiz paketteki fatura proforma mı?

Evet. Önmuhasebeciniz ücretsiz paketinde kesilen fatura proforma faturadır, resmî fatura değildir. PDF olarak oluşturulur ve WhatsApp ya da e-posta ile paylaşılır. e-Arşiv ve e-Fatura yalnızca Pro pakette bulunur.

Proforma fatura ile e-Arşiv fatura aynı şey mi?

Hayır, farklı belgeler. Proforma teklif ve bilgilendirme amaçlıdır; e-Arşiv ise GİB'e iletilen resmî elektronik faturadır. İkisini aynı işte kullanabilirsin: önce proforma ile teklif verirsin, iş bitince e-Arşiv faturayı kesersin.

Proformanı telefondan kesmek için ücretsiz fatura kesme programı sayfasından başlayabilirsin. Ücretsiz paket süresizdir, kredi kartı istemez: 50 cari, 50 stok ve son 30 günde 100 proforma belge hakkın olur. Resmî e-Arşiv ve e-Fatura için yıllık 6.500 TL + KDV olan Pro pakete geçmen gerekir; her e-belge ayrıca kontör kullanır ve kontör ayrıca satın alınır, entegratör ücreti yoktur. Detaylar için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsin.