e-Fatura ve e-Arşiv fatura ikisi de elektronik faturadır ve ikisini de aynı işletme keser. Fark, faturayı kime kestiğinde ve faturanın karşı tarafa nasıl ulaştığındadır. Kısaca: alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv.
e-Fatura nedir?
e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı iki işletme arasında düzenlenen elektronik faturadır. Fatura, GİB altyapısı üzerinden doğrudan alıcının e-Fatura kutusuna gider. Alıcı faturayı kendi sisteminde görür; kâğıda ya da PDF'e ihtiyaç duymaz.
e-Fatura iki senaryoyla gönderilebilir:
- Temel fatura: alıcı faturayı alır; sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı vermez.
- Ticari fatura: alıcı, mevzuatta belirlenen süre içinde faturayı sistem üzerinden kabul edebilir ya da reddedebilir.
e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır: nihai tüketiciler ve e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler. Fatura elektronik olarak oluşturulur ve GİB'e raporlanır; alıcıya ise e-posta, PDF ya da istenirse kâğıt çıktı olarak ulaştırılır.
Yan yana karşılaştırma
- Alıcı: e-Fatura'da e-Fatura mükellefi bir işletme; e-Arşiv'de nihai tüketici ya da mükellef olmayan işletme.
- İletim: e-Fatura doğrudan alıcının e-Fatura kutusuna gider; e-Arşiv alıcıya e-posta, PDF ya da kâğıtla ulaştırılır.
- Kabul ve red: ticari e-Faturada alıcı sistem üzerinden yanıt verebilir; e-Arşiv'de böyle bir sistem yanıtı yoktur.
- Hata durumunda: e-Arşiv fatura iptal edilebilir; e-Faturada süreç senaryoya ve alıcının yanıtına bağlıdır.
Hangisini keseceğimi nasıl bilirim?
Her satıştan önce müşterinin mükellef listesinde olup olmadığına bakmak zaman alır. Önmuhasebeciniz uygulamasında müşteriyi seçtiğinde bu sorgu kendiliğinden yapılır: müşteri e-Fatura mükellefiyse belge e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak hazırlanır. Sorgu sonuçlanmadan fatura kaydedilmez; böylece yanlış türde belge kesme riski azalır.
e-Arşiv'e geçmek zorunda mıyım?
Büyük ihtimalle evet. 31.12.2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre e-Arşiv'e henüz kayıtlı olmayan işletmeler için:
- Basit usul ve işletme hesabı: 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar e-Arşiv olmak zorunda. 1 Ocak 2027'den itibaren tutarına bakılmaksızın tüm faturalar e-Arşiv.
- Diğer mükellefler: 1 Ocak 2026'dan beri tüm faturalar e-Arşiv.
Perakende satış fişi ya da ÖKC fişiyle belgelenen satışlar bu kuralın dışındadır. Ayrıca belirli ciro eşiklerini aşan işletmeler e-Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır. Ayrıntılar: 2027 e-Arşiv zorunluluğu. Kendi durumun için mali müşavirine danış.
Telefondan ikisini de kesebilir misin?
Evet. Önmuhasebeciniz'in Pro paketinde e-Fatura ve e-Arşiv faturayı telefondan kesebilir, gelen e-faturaları telefondan kabul ya da reddedebilir, e-Arşiv faturayı iptal edebilirsin. Ayrıca entegratör ücreti ödemezsin; her e-belge kontör kullanır. Ayrıntılar: telefondan e-Arşiv fatura kesme ve telefondan e-Fatura.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mali müşavirlik hizmeti yerine geçmez.