e-Fatura mükellefi sorgulama, bir alıcının GİB e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını kontrol etmektir. Cevap neyse fatura türü de ona göre belirlenir: alıcı mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Bu ayrımı yanlış yapmak, faturayı yanlış belge türünde kesmek demek. Yazıda sorgunun mantığını, uygulamada nasıl işlediğini ve esnafın en sık düştüğü hatayı anlatıyorum. Kendi vergi durumun için mali müşavirine danış.
e-Fatura mükellefi sorgulama neden gerekli?
Faturanın türünü belirleyen tek şey alıcının mükellefiyet durumu. Satıcı ve alıcı da e-Fatura mükellefiyse fatura e-Fatura olur. Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv düzenlenir. Bu kural 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nde düzenleniyor; tebliğ Resmî Gazete'nin 31.12.2025 tarihli 33124 sayılı nüshasında, 5. Mükerrer bölümde yayımlandı.
Peki yanlış belge türünde fatura kesersen ne olur? Kâğıt fatura düzenleyene ve nihai tüketici dışındaki alıcıya her belge için VUK 353. maddedeki ceza uygulanır. Ceza tutarını burada yazmıyorum; güncel tutarı mali müşavirinden öğren. Yani bu bir "aman ne olacak" konusu değil, doğrudan cebe dokunan bir ayrım.
Bir de şu var: e-Fatura mükellefi bir alıcıya e-Arşiv kesersen, alıcı bu faturayı kendi sisteminde beklenen yerde görmez. Sonradan düzeltmek için iptal ve yeniden düzenleme gerekir. e-Arşiv fatura iptali yazısında bu süreci anlatmıştım.
İki belge türü arasındaki fark ne?
e-Fatura, iki mükellef arasında GİB sisteminden geçen faturadır. e-Arşiv ise mükellef olmayan alıcıya, yani nihai tüketiciye ya da e-Fatura'ya kayıtlı olmayan işletmeye düzenlenen elektronik faturadır. İkisinin ayrımını daha geniş e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı yazısında bulabilirsin.
Müşterinin mükellef olup olmadığını nasıl anlarsın?
İki yol var: GİB üzerinden kontrol ya da fatura programının otomatik sorgusu. İkincisi pratikte işi bitiriyor, çünkü sorguyu senin yerine program yapıyor.
- Müşteriyi seç. Uygulamada fatura keserken alıcıyı cariden seçiyorsun.
- Vergi numarasını gir. Müşterinin vergi kimlik numarası burada belirleyici.
- Sorguyu bekle. Uygulama, alıcının e-Fatura mükellefiyetini GİB üzerinden sorguluyor.
- Sonucu gör. Mükellefse belge e-Fatura olarak açılır, değilse e-Arşiv olur.
Sorgu netleşmeden kayıt yapılmıyor. Yani "önce keseyim, türüne sonra bakarım" gibi bir durum yok. Sistem cevabı almadan faturayı oluşturmuyor.
Sorgu cevap vermezse ne olur?
Ağ ya da servis kaynaklı bir aksaklıkta faturayı hemen kesmek zorunda değilsin. Taslak olarak kaydedebilirsin. Gönderim durumunu da izleyebiliyorsun: bekleyen, gönderilmiş ya da hata. Bu üç durumdan hangisinde olduğunu görünce müdahale etmek kolaylaşıyor.
Bir uyarı: Taslak, kesilmiş fatura değil. Taslakta bekleyen bir belgeyi "faturayı kestim" diye düşünüp müşteriye göndermemek gerekir. Gönderim durumu "gönderilmiş" olmadan iş bitmiş sayılmaz.
Müşteri nihai tüketiciyse ne değişir?
Nihai tüketici, vergi mükellefi olmayan gerçek kişi. Bu kişiye e-Fatura kesilmez; belge e-Arşiv olur. Burada vergi numarası da gerekmez, ad yeterli olabilir.
Ama iki durum var. Birincisi, nihai tüketici görünen birinin aslında mükellef olması. İkincisi, mükellef görünen birinin e-Fatura'ya kayıtlı olmaması. İkincisi daha sık karşılaşılan durum: vergi levhası olan bir esnaf, e-Fatura mükellefi olmayabilir. Vergi mükellefi olmak ile e-Fatura mükellefi olmak aynı şey değil. Bu yüzden "vergi numarası var, o zaman e-Fatura" diye düşünmek yanıltıcı.
Sorgu tam da bu farkı yakalamak için var.
Kâğıt fatura hâlâ geçerli mi?
Basit usul ya da işletme hesabı mükellefiysen ve e-Fatura/e-Arşiv uygulamasına kayıtlı değilsen, 2026 boyunca küçük tutarlı satışlarını kâğıt faturayla belgeleyebiliyorsun. Burada sınır vergiler dahil 3.000 TL. Bu tutarı geçen faturada ise artık e-Arşiv düzenlemen gerekiyor. Yani kâğıt çözüm bir kolaylık, kalıcı bir yol değil: yeni yılın ilk gününden itibaren tutara bakılmadan tüm faturalar e-Arşiv olacak ve esnaf odası fatura koçanı kullanılamayacak. Perakende satış fişi ve ÖKC fişiyle belgelenen satışlar bu kuralın dışında kalıyor; esnaf odasından perakende satış fişi almaya devam edebilirsin. Takvimi 2027 e-Arşiv zorunluluğu yazısında adım adım anlatmıştım.
Bu geçiş, sorgunun önemini artırıyor. 2027'den sonra her alıcı için doğru belge türünü seçmek zorunlu hale geliyor.
Sık yapılan üç hata
Hatayı müşteri adından tahmin etmek. Unvana bakıp "bu bir şirket, e-Fatura keseyim" demek. Mükellefiyet unvandan okunmaz, sorgudan okunur.
e-Arşivi eksik sanmak. Bazı esnaf e-Arşiv'i "ikinci sınıf fatura" gibi görüyor. Oysa e-Arşiv de yasal fatura; GİB'e entegratör üzerinden gönderiliyor ve PDF olarak müşteriye iletilebiliyor.
Alıcıya otomatik bildirim beklemek. Uygulama müşteriye kendiliğinden hatırlatma ya da mesaj göndermiyor. Faturayı ya da PDF'ini müşteriye sen iletiyorsun: WhatsApp ya da e-posta ile. İşletmeye ise uygulama içi bildirim gelir. Faturayı WhatsApp'tan gönderme yazısında bu adımları anlattım.
Sorgu sonucu faturayı nasıl etkiliyor?
Sorgu sonucu iki şeyi değiştiriyor: belge türünü ve sonraki işlemleri. Mükellef çıkarsa e-Fatura kesiliyor. Bu fatura alıcının sistemine düşüyor ve alıcı tarafında kabul ya da red işlemi gerekebiliyor. Bu işlemlerin süresi ve koşulları mevzuata bağlıdır; kesin gün sayısı için mali müşavirine danış. Gelen e-faturayı reddetme tarafını gelen e-faturayı reddetme yazısında bulabilirsin.
Sorgu sonucu mükellef değilse e-Arşiv kesiliyor. Bu belgenin iptali de ücretsiz pakette yapılabiliyor. Yani her iki yolda da işlem telefondan yürüyor, bilgisayara geçmek gerekmiyor.
Fatura kesildiğinde stok düşüyor ve cari bakiye güncelleniyor. Bu yüzden sorgu aşamasında doğru alıcıyı seçmek, sadece belge türünü değil, müşterinin hesabını da doğru tutuyor.
Sık Sorulan Sorular
e-Fatura mükellefi sorgulama nedir?
Bir alıcının GİB e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığının kontrol edilmesidir. Sonuca göre fatura e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlenir. Sorgu, yanlış belge türünde fatura kesmeyi önler.
Müşterinin e-Fatura mükellefi olduğunu nasıl anlarım?
Vergi kimlik numarası üzerinden sorgu yapılır. Telefondan Fatura'nın bağlı olduğu Önmuhasebeciniz uygulamasında müşteri seçilince sorgu otomatik çalışır. Mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv açılır ve sorgu netleşmeden kayıt yapılmaz.
Vergi mükellefi olan herkes e-Fatura mükellefi mi?
Hayır. Vergi mükellefi olmak ile e-Fatura sistemine kayıtlı olmak ayrı şeyler. Vergi levhası olan bir esnaf e-Fatura mükellefi olmayabilir. Bu yüzden unvana ya da vergi numarasının varlığına bakmak yetmez, sorgu yapmak gerekir.
Sorgu sonucu belirsiz kalırsa fatura kesemez miyim?
Faturayı taslak olarak kaydedebilirsin. Gönderim durumu bekleyen, gönderilmiş ya da hata olarak izlenir. Taslağı kesilmiş fatura gibi düşünmemek gerekir; gönderim tamamlanmadan müşteriye iletmiş sayılmazsın.
Mükellefiyet sorgusu ücretsiz mi?
Evet. e-Fatura ve e-Arşiv, gelen e-faturayı kabul ya da red ve e-Arşiv iptali ücretsiz pakette yer alıyor. Ayrıca entegratör ücreti yok.
Sorgu sonrası faturayı müşteriye kim gönderiyor?
Faturayı ya da PDF'ini müşteriye sen iletiyorsun, WhatsApp veya e-posta ile. Uygulama müşteriye otomatik hatırlatma ya da SMS göndermiyor; işletmeye uygulama içi bildirim geliyor.
Bu adımları telefondan uygula
Sorgu, belge türü ve paylaşım aynı ekranda ilerliyor. Adımlara telefondan e-fatura sayfasından başlayabilirsin. Ücretsiz paket süresiz ve kredi kartı gerektirmiyor; kayıt sayısında sınır yok ve e-Fatura ile e-Arşiv ücretsiz pakette yer alıyor. Gelişmiş raporlar, yetki seviyeleri (rol yönetimi), öncelikli destek ve stok fotoğrafı ekleyen Pro paket ise yıllık 6.500 TL + KDV. Paketleri fiyatlandırma sayfasında karşılaştırabilirsin. Vergi ve mükellefiyet konularında son sözü mali müşavirine bırak.