Gelen e-Faturayı Reddetme: Ne Zaman ve Nasıl Yapılır?

Önce şunu netleştir: red, e-Fatura mükellefine kesilen belgeler için geçerli. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse satıcı zaten e-Arşiv düzenler ve o belge senin kabul ekranına düşmez. Bu ayrımı e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark yazısında ayrıntılı açtım.

Reddin mantığı şu: fatura sana ulaştı ama içeriği doğru değilse, kabul etmek yerine reddedersin. Sık karşılaşılan durumlar:

• Sipariş etmediğin bir mal ya da hizmet için fatura gelmesi.
• Tutarın ya da KDV oranının anlaşılandan farklı olması.
• Faturada daha önce bildirdiğin bir düzeltmenin yapılmamış olması.
• Aynı satışın iki kez faturalanması.
• Alıcı unvanın ya da vergi bilgilerinin hatalı yazılması.

Bu durumlarda faturayı kabul edip sonra düzeltme yolu aramak yerine reddetmek daha temiz bir yol olabilir. Çünkü kabul ettiğin fatura kayıtlarına girer; KDV'si, stoğu ve cari bakiyen hesabına yansır. Reddettiğinde ise belge hiç işlenmemiş olur.

Küçük bir örnek üzerinden düşün. Tedarikçiden aldığın bir malın faturasında birim fiyat 100 TL yerine 110 TL yazılmış olsun. Toplam fark birkaç yüz liraysa, faturanın tamamını reddetmek yerine satıcıyı arayıp düzeltme istemek genelde daha hızlı sonuç verir. Ama fatura hiç sipariş etmediğin bir ürüne aitse ya da tutar ciddi biçimde yanlışsa, kabul etmeden reddetmek defterini temiz tutar.

Red mi, itiraz mı, iade faturası mı?

Üç ayrı işlem var, karıştırma.

Red, faturanın kendisini kabul etmediğini bildirir. Belge ticari kayıtlara girmez.

İtiraz ise faturanın içeriğine kısmen karşı çıkmaktır; belge sistemde kalır, anlaşmazlık ayrı bir süreçte çözülür. Bunun koşulları da mevzuata bağlıdır.

İade faturası ise faturayı kabul ettikten sonra mal iadesi ya da tutar düzeltmesi için kesilen ayrı bir belgedir.

Yanlış bir tutar yüzünden faturanın tamamını reddetmek, iş ilişkisini gereksiz yere gerginleştirebilir. Küçük bir tutar farkı için satıcıyla konuşup düzeltme faturası istemek daha pratik olabilir. Karar satıcıyla ilişkine ve hatanın büyüklüğüne bağlı.

Reddettiğin fatura için satıcı tarafında da bir süreç başlar. Bu yüzden tek dokunuşla reddetmek yerine önce şunlara bak:

1. Satıcıya ulaş: faturayı gördüğünü ve itirazını yazılı olarak bildir. Çoğu durumda doğru belge hemen yeniden kesilir.
2. KDV ve stok etkisini düşün: fatura kabul edilmişse indirilecek KDV ve stok kayıtları değişmiş olacak.
3. Faturanın sana gerçekten ulaşıp ulaşmadığını kontrol et: kabul ekranında görünmüyorsa red de edemezsin.
4. İşlem zamanlamasını mali müşavirinle teyit et: süre ve koşullar mevzuata bağlı.

Sabırsız davranıp reddedilen bir faturanın yerine yenisinin kesilmemiş olması, ay sonunda defterde eksik belge olarak karşına çıkar. Red işlemini ancak yerine ne olacağı belli olduğunda yap.

Bir de şu var: fatura sana yanlış bilgiyle kesilmişse satıcının da düzeltilmiş belgeyi bir an önce kesmesi kendi yararına. Çünkü reddedilen belge onun tarafında da kayıt dışı kalır. Bu yüzden red gerekçeni kısa ve net tutmak, satıcının hangi bilgiyi düzelteceğini anlamasını kolaylaştırır. "Tutar hatalı" demek yerine "birim fiyat 110 TL yazılmış, anlaşma 100 TL" yazmak süreci kısaltır.

Adımlar sade:

1. Fatura listesini aç, gelen belgeler bölümüne geç.
2. İlgili faturayı aç ve önce içeriğini oku: tutar, KDV oranı, mal ya da hizmet tanımı, alıcı bilgileri.
3. Red seçeneğini kullan.
4. Red gerekçesini yaz. Bu alan boş bırakılmamalı; sonradan "neden reddettim" sorusuna cevap buradan çıkar.
5. Onayla ve işlem durumunu takip et: belge bekliyorsa bekleyen, gönderildiyse gönderilmiş, hata varsa hata durumunda görünür.

Bu akışı telefondan da yürütebilirsin. Önmuhasebeciniz'in mobil uygulaması, web ve masaüstü sürümleri aynı hesapla çalışır; fatura kabul ekranı Android'de de iPhone'da da aynı yerde. Web ve mobil sürümler internet bağlantısı ister; internetin yoksa işlemi masaüstü uygulamasından yapabilirsin.

Red işlemini uygulamadan yapmasan bile faturanın sistemde görünüp görünmediğini kontrol etmek için gelen belgeler listesine düzenli bakmak işini kolaylaştırır. Bir fatura haftalarca fark edilmeden beklerse, o arada cari bakiyen ve stok rakamların eksik ya da fazla görünebilir. Günde bir kez listeyi açıp yeni belge var mı diye bakmak yeterli.

Reddedilen faturanın yerine ne kesilir?

Satıcı, reddedilen faturanın yerine düzeltilmiş bilgilerle yeni bir e-Fatura keser. Sana düşen, yeni belgeyi gelir gelmez kontrol edip kabul etmek. Eski belge reddedilmiş olarak durur, yenisi ayrı bir kayıt olarak gelir. İki belgeyi karıştırmamak için red gerekçene kısa bir not düşmek işini kolaylaştırır.

Red yerine iade faturası kesilmesi gereken bir durumdaysan satıcıyla bunu konuşman ve nasıl ilerleyeceğini mali müşavirine sorman yerinde olur.

Esnafın red işleminde en sık takıldığı noktalar şunlar:

• e-Arşiv faturayı reddetmeye çalışmak. e-Arşiv belgesi kabul ekranına düşmez. O belgede hata varsa iptal ya da düzeltme yolu işletilir. e-Arşiv fatura iptali ayrı bir konu.
• Önce aramadan reddetmek. Satıcı hatayı zaten biliyorsa tek telefonla iş çözülür.
• Gerekçeyi boş bırakmak. Sonradan hangi faturanın neden reddedildiği belirsiz kalır.
• Kabul edilmiş faturayı sonradan reddetmeye çalışmak. Fatura kabul edildikten sonra red yolu kapanır; düzeltme ya da iade faturası gündeme gelir.
• Reddedilen faturanın KDV'sini indirimde kullanmak. Reddedilen belge kayıtlara girmemiş sayılır, dolayısıyla indirim de doğmaz.

Bir hata daha var: red gerekçesini çok sonra, başka bir işi yaparken yazmak. O anda aklında net olan bilgi, bir hafta sonra silinir. Faturayı reddettiğin oturumda gerekçeyi tamamlamak, ileride mali müşavirin "bu belge neden reddedildi" diye sorduğunda elinde bir cevap olmasını sağlar.

Faturayı kabul ettikten sonra fikrini değiştirirsen

Yanlışlıkla kabul ettiğin bir faturayı sonradan reddetmek çoğu durumda mümkün değil. Burada yol, satıcıdan düzeltme ya da iade faturası istemektir. Hatalı kabulün KDV ve stok tarafını mali müşavirinle birlikte düzeltmen gerekir. Bu yüzden kabul düğmesine basmadan önce faturayı bir kez baştan sona okumak, sonradan uğraşmaktan çok daha ucuz.

Red ve kabul işlemlerini, fatura kesmeyi ve e-Arşiv işlerini aynı yerden yürütmek için telefondan e-fatura sayfasından başlayabilirsin. Uygulamayı kayıt olmadan misafir modunda, örnek verilerle inceleyebilirsin. Esnafın kendi faturasını nasıl kestiğini merak ediyorsan mali müşavir olmadan fatura kesme yazısı da yol gösterir.

Ücretsiz paket süresizdir, kredi kartı istemez ve cari, stok, fatura sayısında sınır koymaz; e-Arşiv ve e-Fatura dahildir. Gelişmiş raporlar, yetki seviyeleri (rol yönetimi), öncelikli destek ve stok fotoğrafı ekleyen Pro paket yıllık 6.500 TL + KDV. Paketleri fiyatlandırma sayfasında karşılaştırabilirsin.

Gelen e-faturayı reddetme ücretsiz mi?

Evet. e-Fatura ve e-Arşiv işlemleri, gelen e-faturayı kabul ya da red ve e-Arşiv iptali ücretsiz pakette de yer alır. Ayrı bir kontör ya da entegratör ücreti yok.

e-Arşiv fatura reddedilir mi?

Hayır. e-Arşiv faturalar kabul ekranına düşmez, çünkü alıcı e-Fatura mükellefi değildir. e-Arşiv belgede hata varsa iptal ya da düzeltme yolu işletilir; bunun koşulları mevzuata bağlıdır, mali müşavirine danış.

Red işleminin süresi var mı?

Evet, işlemin süresi ve koşulları mevzuatla belirlenir. Bu yazıda gün sayısı vermiyorum; kendi durumun için mali müşavirine danış ve faturayı gördüğünde işlemi geciktirme.

Reddettiğim faturanın yerine ne olur?

Satıcı düzeltilmiş bilgilerle yeni bir e-Fatura keser. Eski belge reddedilmiş olarak kalır, yeni belge ayrı bir kayıt olarak gelir ve onu ayrıca kontrol edip kabul etmen gerekir.

Faturayı kabul ettikten sonra reddedebilir miyim?

Çoğu durumda hayır. Kabul edilen fatura kayıtlara girmiş sayılır; bu noktadan sonra satıcıdan düzeltme ya da iade faturası istemek gerekir. KDV ve stok düzeltmesini mali müşavirinle yap.