e-Fatura Kontör Nedir? Kontör Nasıl Çalışır?

Kontör, e-Belge gönderiminde kullanılan ön ödemeli bir birim. Bir e-Fatura ya da e-Arşiv faturayı GİB'e ilettiğinde sistem o belge için bir kontör düşer. Kontörünü bitirdiğinde yeni belge gönderemezsin; önce kontör satın alman gerekir.

Bunu bir koçan benzetmesiyle düşünebilirsin. Nasıl kâğıt fatura koçanındaki her yaprak bir satışta kullanılıyorsa, elektronik tarafta da her gönderilen belge bir kontör harcıyor. Fark şu: koçanın bitince yeni koçanı esnaf odasından alıyorsun, kontörün bitince uygulama içinden satın alıyorsun.

Kontörün fiyatı sabit değil; değişebiliyor. Bu yüzden burada bir tutar yazmıyorum. Güncel fiyatı satın alma ekranında görürsün.

Kontör ile abonelik aynı şey değil

Yeni başlayan esnafın kafasını en çok karıştıran nokta bu. Paket ücreti ile kontör ayrı iki kalemdir.

• Paket ücreti: Uygulamanın özelliklerine erişim hakkı. Yıllık ödenir.
• Kontör: GİB'e giden her belge için harcanan birim. Ayrıca satın alınır.

Yani paketin var diye sınırsız e-belge gönderme hakkın olmuyor. Paket, gönderme yetkisini açıyor; belgenin kendisi kontörden düşüyor.

Bu ayrımı bilmek bütçe planlamasının yarısı. Kontör yalnızca GİB'e iletilen belgelerde kullanılıyor.

1. e-Fatura: Alıcı e-Fatura mükellefiyse düzenlenir. Kontör harcar.
2. e-Arşiv fatura: Alıcı e-Fatura mükellefi değilse düzenlenir. Kontör harcar.
3. Proforma fatura: Resmî belge değildir, GİB'e gitmez. Kontör harcamaz.

Telefondan Fatura tarafında ücretsiz paketteki fatura proforma faturadır. PDF olarak oluşur ve WhatsApp ya da e-posta ile paylaşılır. Bu belge için kontör düşmez, çünkü GİB'e gönderilmiyor. Proforma faturanın ne işe yaradığını proforma fatura nedir yazısında ayrıntılı anlatmıştım.

Faturanın türüne kim karar veriyor?

Sen seçmiyorsun. Müşteriyi seçtiğinde uygulama e-Fatura mükellefiyetini sorguluyor. Müşteri mükellefse belge e-Fatura oluyor, değilse e-Arşiv. Sorgu netleşmeden kayıt yapılmıyor. Bu ayrımı e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı yazısında da anlatmıştım.

Pratikte bunun anlamı şu: aynı gün içinde hem e-Fatura hem e-Arşiv kesebilirsin. Her ikisi de kontör harcar. Kontör planını yaparken toplam belge sayısına bak, belge türüne değil.

Şöyle bir örnek kur. Bir ayda 40 e-Arşiv, 15 e-Fatura kesiyorsun. Toplam 55 belge, yani 55 kontör harcıyorsun. Bunun içinde proforma faturalar yok; onlar kontör düşmüyor.

Buradaki kritik nokta şu: kontörü sadece kesinleşmiş satışlar için harca. Taslak kaydedebilirsin. Belgeyi taslakta tuttuğun sürece GİB'e gitmez, kontör düşmez. Gönderim durumunu (bekleyen, gönderilmiş, hata) uygulamadan izleyebilirsin.

Hata durumunda ne olur? Gönderim başarısız olursa belge GİB'e ulaşmamış demektir. Bu durumda ne yapılacağını mali müşavirine sor; kontörün iadesi ya da yeniden kullanımı entegratörün ve mevzuatın kurallarına bağlı.

Taslak ile gönderilmiş belge arasındaki fark

Bu farkı net tutmak, boşa kontör harcamayı önler.

• Taslak: Bilgiler girildi ama GİB'e gitmedi. Kontör harcanmadı. Düzeltmeye açık.
• Gönderilmiş: GİB'e iletildi. Kontör harcandı. Sonrasında iptal ya da düzeltme işlemleri mevzuata bağlı.

Yanlış müşteriyi seçip hemen gönder tuşuna basmak, esnafın en pahalı hatalarından biri. Oysa taslakta bırakıp kontrol etmek birkaç saniye sürüyor. Mali müşavir olmadan fatura kesme yazısında bu kontrol alışkanlığını ayrıca ele almıştım.

Kontör fiyatı üzerinde pazarlık yapamazsın ama harcamayı azaltabilirsin. İşe yarayan birkaç alışkanlık var.

1. Önce taslak, sonra gönder. Belgeyi kaydetmeden önce müşteri, tutar ve KDV oranını bir kez daha oku. Örnek olarak %20 KDV ile hesaplanmış bir tutarı yanlışlıkla %10 seçmek, belgeyi iptal sürecine sokar.
2. Proformayı iş bitirmeden kullanma. Teklif aşamasında karşı tarafa gösterdiğin belge proforma olsun. Sipariş kesinleşince resmî belgeyi düzenle.
3. Aynı satışı iki kez kesme. Stok ve cari takibini düzenli tut; fatura kesildiğinde stok düşüyor, cari bakiye güncelleniyor. Bu ikisini takip edersen mükerrer fatura riski azalır.
4. İptal yerine baştan doğru kes. İptal işleminin koşulları ve süresi mevzuata bağlıdır. Gönderilmiş bir belgeyi iptal etmek, taslakta düzeltmekten daha zahmetli.

Bir de şu var: kontör yalnızca GİB'e giden belgede harcanıyor. Müşteriye gösterdiğin fiyat teklifi, iç kullanım için tuttuğun kayıt ya da hatırlatma amaçlı paylaştığın PDF kontör harcamıyor. Bu yüzden günlük işlerinde proformayı rahat kullanabilirsin.

Paket karşılaştırması yaparken iki kalemi ayrı düşün: paket ücreti ve tahmini kontör gideri. Sadece ilk rakama bakarsan yıl ortasında bütçe şaşabilir.

Kendine üç soru sor:

• Ayda kaç resmî belge kesiyorum? (e-Fatura ve e-Arşiv toplamı)
• Bu belgelerin kaçı nihai tüketiciye, kaçı işletmeye gidiyor?
• Yıl içinde iş hacmim artacak mı?

Bu üç sorunun cevabı, ne kadar kontör stoklaman gerektiğini gösterir. Küçük başlayıp ihtiyaç oldukça eklemek de bir yol; tek seferde büyük almak da. Kontörün fiyatı değişken olduğu için kampanya dönemlerini takip etmek işine yarayabilir.

Pro pakette e-Fatura ve e-Arşiv entegratör üzerinden GİB'e gönderiliyor, gelen e-faturayı kabul ya da red edebiliyorsun, e-Arşiv iptali yapabiliyorsun. Entegratör ücreti ayrıca alınmıyor; her e-belge için kontör harcanıyor. Paket kapsamlarını fiyatlandırma sayfasında yan yana görebilirsin.

e-fatura kontör nedir, kısaca nasıl anlatılır?

Kontör, GİB'e gönderilen her e-Fatura ve e-Arşiv belgesi için harcanan ön ödemeli bir birim. Abonelik değil, belge başına tüketilen bir hak. Kontörün bitince yeni belge gönderemezsin, önce satın alman gerekir.

Proforma fatura kontör harcar mı?

Hayır. Proforma fatura resmî belge değildir ve GİB'e gönderilmez. PDF olarak oluşur, WhatsApp ya da e-posta ile paylaşılır. Kontör yalnızca e-Fatura ve e-Arşiv gönderiminde düşer.

e-Arşiv fatura ücreti ne kadar?

Belge başına harcanan kontörün fiyatı sabit değil, değişebiliyor. Bu yüzden tek bir tutar söylemek yanıltıcı olur. Güncel fiyatı satın alma ekranında görürsün; toplam maliyeti planlarken yıllık paket ücretini ve tahmini belge sayını ayrı hesapla.

Kontörüm biterse fatura kesemez miyim?

e-Fatura ve e-Arşiv gönderemezsin, çünkü her gönderim kontör harcıyor. Proforma fatura kesmeye devam edebilirsin; o belge GİB'e gitmiyor. Resmî belge için önce kontör satın alman gerekir.

Kontörü kim satın alır?

Kontörü uygulamayı kullanan işletme satın alır ve kendi hesabında görür. Paket ücreti ile kontör ayrı kalemlerdir; paket, gönderme yetkisini açar, belgenin kendisi kontörden düşer.

Kontör harcamadan resmî fatura kesmenin yolu var mı?

e-Fatura ve e-Arşiv GİB'e iletilen belgeler olduğu için gönderim kontör harcıyor. e-Arşiv faturayı GİB e-Belge portalından ücretsiz de düzenleyebilirsin; portal geçerli bir yöntemdir. Hangi yöntemin işine uyduğunu mali müşavirine danış.

Önce ücretsiz paketle başla: 50 cari, 50 stok ve son 30 günde 100 proforma belge hakkı var, kredi kartı gerekmiyor. Proforma faturayı PDF olarak oluşturup WhatsApp'tan ya da e-postayla paylaşabilirsin; bu belgeler kontör harcamaz.

Resmî e-Fatura ve e-Arşiv kesmeye geçmek istediğinde Pro paket devreye giriyor: yıllık 6.500 TL + KDV, sınırsız cari, stok ve fatura, e-Fatura ve e-Arşiv gönderimi, gelen e-fatura kabul ve red, e-Arşiv iptali, gelişmiş raporlar. Her e-belge için kontör ayrıca satın alınıyor, entegratör ücreti alınmıyor. Paketleri karşılaştırmak için fiyatlandırma sayfasına göz at, örnek verilerle demo hesabı incele ve kendi belge sayına göre kontör planını çıkar. İşlemlerin süresi ve koşulları mevzuata bağlıdır; kendi durumun için mali müşavirine danış.