e-Arşive Nasıl Geçilir? Basit Usul Esnaf İçin Adım Adım

Koçanla fatura kesen bir esnaf için değişim tarihi belli: 1 Ocak 2027. O günden sonra basit usul ve işletme hesabı mükellefleri de faturalarını e-Arşiv olarak düzenleyecek; tutara bakılmayacak. 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği bu çerçeveyi çiziyor, ayrıntıyı 2027 e-Arşiv zorunluluğu sayfasında bulabilirsin.

Koçanla geçen yıllardan sonra en çok sorulan şey şu: "Küçük tutarlı satışlarım ne olacak?" 2026 boyunca vergiler dahil 3.000 TL'ye kadar olan faturalar esnaf odası fatura belgesiyle kâğıt olarak kesilebiliyor. Tezgâhta 200 TL'lik bir satış yaptığında hâlâ koçanı doldurabilirsin. Ama aynı satışı 2027'de yaptığında yol değişiyor.

2027'den sonra koçanla fatura düzenlemek bitiyor. Fiş tarafı ise açık kalıyor: perakende satış fişi ve ÖKC fişiyle belgelenen satışlar bu kuralın dışında. Esnaf odasından perakende satış fişi almaya devam edebilirsin. Fatura ile fiş arasındaki farkı perakende satış fişi mi fatura mı yazısında ayrıntılı anlatmıştım.

Takvimi neden şimdiden planlamalısın?

Son haftaya bırakılan geçiş, en yoğun satış günlerinde fatura kesememe riski demek. Kayıt, düzenleme yöntemi seçimi ve ilk faturanın provası birkaç saatini alır. Bunu sakin bir günde yaparsan aralık ayında rahat edersin.

e-Arşiv fatura iki yolla düzenlenir. İkisi de geçerlidir ve mevzuat ikisini de kabul eder.

1. GİB e-Belge portalı. Ücretsizdir, doğrudan GİB üzerinden çalışır. Faturayı tarayıcıdan doldurup gönderirsin. Hacmi düşük olan esnaf için iş görür.

1. Özel entegratör sistemi. Fatura kesme işini bir uygulama üzerinden yürütürsün; belge entegratör aracılığıyla GİB'e gider. Cari, stok ve tahsilat takibini aynı yerden yapmak istiyorsan bu yol daha pratiktir.

Seçim yaparken şu soruyu sor: faturayı kimin için, hangi sıklıkta kesiyorum? Ayda birkaç fatura kesiyorsan portal yeterli olabilir. Her gün satış yapıyor, müşteri bakiyesi takip ediyorsan uygulama tarafı işini kolaylaştırır.

Hangi yolu seçersen seç, faturayı kime kestiğin belgeyi belirler. Satıcı ve alıcı e-Fatura mükellefiyse fatura e-Fatura olur; alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv düzenlenir. Bu ayrımı e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı yazısında açıklamıştım.

Aşağıdaki sıra, geçişi tek bir günde bitirmen için yeterli. Adımları sırayla ilerlet.

1. Vergi durumunu netleştir. Basit usul mükellef olduğunu ve geçiş kapsamında olduğunu mali müşavirinle teyit et. Kayıt için gereken bilgileri (vergi kimlik numarası, işletme bilgileri) hazırla.

1. Düzenleme yöntemini seç. Portal mı, entegratör mü? Kararını ver ve kaydını tamamla. Uygulama üzerinden geçeceksen hesabını aç, işletme bilgilerini gir.

1. Müşteri ve ürün bilgilerini yükle. Faturada alıcı bilgisi ve satılan mal hizmet doğru olmalı. Kayıtlı müşterilerin varsa topluca eklemek sonradan tek tek yazmaktan hızlıdır.

1. Bir deneme faturası kes. Gerçek bir satış olmayan bir provayla başla, sonra iptal et. Belgenin toplamı, KDV satırı ve PDF çıktısı doğru mu bak.

1. Faturayı alıcıya ulaştır. Uygulama müşteriye mesaj göndermez; PDF'i sen paylaşırsın. WhatsApp ya da e-posta ile gönder. Bu adımı faturayı WhatsApp'tan gönderme yazısında anlattım.

1. İlk gerçek faturayı kes. Müşteri seçildiğinde uygulama e-Fatura mükellefiyetini sorgular. Mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv olur. Sorgu netleşmeden kayıt yapılmaz, bu yüzden sistemin sorgu sonucunu bekle.

1. Kontörünü hazır tut. Her e-Fatura ve e-Arşiv belgesi kontör kullanır ve kontör ayrıca satın alınır. Yoğun bir güne girmeden önce bakiyeni kontrol et.

Takıldığın yerde ne yapmalısın?

Sorgu sonucu gelmiyor, belge beklemede kalıyor ya da hata veriyor: önce taslak olarak kaydet, sonra durumu izle. Gönderim durumu bekleyen, gönderilmiş ve hata olarak takip edilir. Hata kalıcıysa mali müşavirine ya da destek ekibine danış.

Ön muhasebe uygulamasını telefonuna kurup aynı hesapla web ve masaüstünden de girebilirsin. Kayıt olmadan misafir modunda başlayıp örnek verilerle uygulamayı inceleyebilirsin. Demo hesap da salt inceleme için açılabilir; denemek için ödeme bilgisi gerekmez.

Basit usul bir esnafın birkaç saatte e-Arşiv kesmeye geçmesi mümkün. Sıra şöyle işliyor: hesabı aç, işletme bilgilerini gir, birkaç müşteri ve ürün ekle, Pro pakete geç, ilk faturayı kes ve PDF'i WhatsApp'tan gönder. Faturayı telefondan kesmenin ekran ekran anlatımı telefondan e-Arşiv fatura kesme sayfasında.

Uygulama internet bağlantısı gerektirir; çevrimdışı kullanım yoktur. Mağazada ya da sahada çalışırken bağlantı sorunu yaşamamak için faturayı kesmeden önce hattının çektiğini kontrol et.

Fatura kesince neler değişiyor?

Fatura kesildiğinde stok düşer, cari bakiye güncellenir. Anlık raporlama, çoklu depo ve çoklu şube özellikleri de ürün kapsamında. Kasa, banka hesabı ve çek-senet takibi iki pakette de var; banka hareketleri elle kaydedilir. Otomatik banka entegrasyonu yoktur.

Barkod tarafında iki seçenek var: telefon kamerasıyla barkod okutabilir ya da USB/Bluetooth barkod okuyucu, el terminali kullanabilirsin. Raf etiketi olmayan ürünlerde kamerayla okutma pratik olur.

• Kâğıt koçanı son güne kadar kullanmak. 2027'de koçanla fatura kesilemeyecek; alışkanlığı aralık ayında bırakmak yerine geçişi sonbaharda yap.
• Faturayı müşteriye göndermeyi beklemek. Uygulama otomatik hatırlatma ya da SMS göndermez. PDF'i sen paylaşmazsan müşteri faturayı görmez.
• KDV oranını sabit sanmak. Oran satılan mal ya da hizmete göre değişir ve mevzuatla belirlenir. Örneğin %20'yi hesap örneğinde kullanıyorum; senin satışındaki oran farklı olabilir. KDV hesabını KDV hesaplama aracıyla kontrol edebilirsin.

Bir de ceza tarafı var. Yeni dönemde kâğıt fatura düzenlersen ya da nihai tüketici dışındaki bir alıcıya e-Arşiv yerine kâğıt verirsen, her belge için VUK 353. maddesindeki ceza gündeme gelir. Cezanın tutarını ve sana nasıl yansıyacağını mali müşavirinden öğren; işini bu ihtimali hesaba katarak planla.

e-Arşive nasıl geçilir, ilk adım ne olmalı?

Önce vergi durumunu mali müşavirinle teyit et, sonra düzenleme yöntemini seç. GİB e-Belge portalı ücretsizdir; entegratör sistemi fatura dışındaki işleri de tek yerden yürütmeni sağlar.

Basit usul esnafı e-Arşiv'e ne zaman geçmek zorunda?

589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre 1 Ocak 2027'den itibaren tutarına bakılmaksızın tüm faturalar e-Arşiv olarak düzenlenecek. 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL'ye kadar olan faturalar kâğıt olabilir. Kesin tarihler için mali müşavirine danış.

Esnaf odası fatura koçanı 2027'de kullanılabilir mi?

Koçanla fatura düzenleme 1 Ocak 2027'de sona eriyor. Perakende satış fişi ve ÖKC fişiyle belgelenen satışlar bu kuralın dışında kalıyor; esnaf odasından perakende satış fişi almaya devam edebilirsin. Hangi satışta fiş, hangisinde fatura gerektiğini mali müşavirine sor.

e-Arşive geçiş ücretsiz mi?

GİB e-Belge portalı ücretsizdir. Entegratör üzerinden çalışan uygulamalarda Pro paket yıllık 6.500 TL + KDV'dir ve her e-belge için ayrıca kontör satın alınır. Entegratör ücreti ayrıca alınmaz.

e-Arşiv faturayı müşteriye kim gönderir?

Faturayı ya da PDF'ini müşteriye sen paylaşırsın; WhatsApp ya da e-posta kullanabilirsin. Uygulama müşteriye otomatik hatırlatma veya mesaj göndermez, işletmeye uygulama içi bildirim gelir.

e-arşive nasıl geçilir sorusunu takvim ve belge tarafıyla netleştirmek için 2027 e-Arşiv zorunluluğu sayfasına göz at. Paket kapsamını görmek istersen fiyatlandırma sayfası işini görür.

Ücretsiz paket süresizdir, deneme değildir ve kredi kartı istemez: 50 cari, 50 stok ve son 30 günde 100 proforma belge. Ücretsiz paketteki fatura proforma faturadır, resmî fatura değildir; PDF olarak oluşturulup WhatsApp ya da e-posta ile paylaşılır. Resmî e-Arşiv ve e-Fatura için yıllık 6.500 TL + KDV olan Pro paket gerekir; kontör ayrıca satın alınır.