Müşterilerin çoğu artık faturayı kâğıt olarak değil, telefonuna gelen bir PDF olarak istiyor. Kâğıt fatura kaybolur, çekmecede unutulur; WhatsApp'taki PDF ise ihtiyaç olduğunda bir arama uzaklıktadır. Bu yazıda faturayı kestiğin anda WhatsApp'tan nasıl göndereceğini anlatıyoruz.
Neden WhatsApp?
- Müşteri zaten orada. Randevuyu, adresi, fiyatı zaten WhatsApp'tan konuşuyorsun; fatura da aynı sohbette durur.
- Hız. Faturayı kestikten sonra ayrıca e-posta adresi istemen gerekmez.
- Kayıt. Hem sende hem müşteride gönderim tarihiyle birlikte görünür.
Telefondan fatura nasıl WhatsApp'tan gönderilir?
Önmuhasebeciniz uygulamasında fatura kaydedildikten sonra PDF hazırdır. Paylaşım seçeneklerinden WhatsApp'ı seçip müşterinin sohbetini açarsın; PDF ekli olarak gider. Hızlı satış ekranında satışı tamamladığında da aynı paylaşım seçeneği çıkar.
İlk faturanı henüz kesmediysen önce telefondan fatura nasıl kesilir rehberine göz at.
e-Arşiv faturada WhatsApp yeterli mi?
e-Arşiv fatura elektronik olarak oluşturulur ve GİB'e raporlanır; alıcıya ulaştırma yöntemi olarak e-posta ya da PDF yaygın kullanılır. WhatsApp'tan gönderdiğin PDF, faturanın bir görüntüsüdür; faturanın kendisi sistemde kayıtlıdır. Müşterin e-posta ile almak isterse aynı faturayı e-postayla da gönderebilirsin.
e-Fatura ise farklıdır: alıcının e-Fatura kutusuna sistem üzerinden gider. WhatsApp'tan ayrıca PDF göndermek yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. Farkın ayrıntısı için e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı.
Dikkat edilecekler
- Doğru kişiye gönder. Fatura, müşterinin adını, adresini ve tutarı içerir. Gruplara değil, kişinin kendisine gönder.
- Faturayı değiştirme. PDF'i düzenleyip tekrar gönderme; hata varsa faturayı uygulamadan düzelt ya da iptal edip yeniden kes.
- Müşteri numarasını kaydet. Cari kartta müşterinin telefonu kayıtlı olursa sonraki faturalarda daha hızlı paylaşırsın.
Sonuç
Faturayı kestiğin anda WhatsApp'tan göndermek, hem müşteriye hem sana iş bitti dedirtir. Yasal fatura olan e-Arşiv ve e-Fatura Pro pakette; ücretsiz pakette proforma hazırlayıp aynı şekilde paylaşabilirsin. Paketlere bak.