Müşteri faturasını hemen istiyor ama bilgisayar dükkânda, sen sahadasın. Telefondan fatura kesmek bu yüzden artık esnafın günlük işi. Bu rehberde Önmuhasebeciniz uygulamasıyla ilk faturanı baştan sona nasıl keseceğini anlatıyoruz. Önce hangi belgeyi keseceğini netleştirelim, sonra adımlara geçelim.
Önce: hangi faturayı keseceksin?
Telefondan kesebileceğin yasal fatura e-Arşiv ya da e-Fatura'dır. Hangisini keseceğin müşterine göre değişir:
- Müşterin e-Fatura mükellefiyse: e-Fatura kesersin.
- Değilse (nihai tüketici ya da mükellef olmayan işletme): e-Arşiv fatura kesersin.
Kâğıt fatura ise artık çok sınırlı. 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre e-Arşiv'e kayıtlı olmayan basit usul ve işletme hesabı esnafı 2026 sonuna kadar yalnızca 3.000 TL'ye (vergiler dahil) kadar olan faturaları kâğıda kesebilir. 1 Ocak 2027'den itibaren tüm faturalar e-Arşiv olmak zorunda. Diğer mükellefler için bu kural 2026 başında başladı. Ayrıntılar: 2027 e-Arşiv zorunluluğu.
Uygulamanın ücretsiz paketindeki proforma fatura resmî fatura değildir; teklif ya da ön fatura olarak kullanılır. Eskiden birçok esnaf programda proforma hazırlayıp mali müşavirine verir, asıl faturayı müşavir yeniden keserdi. e-Arşiv'e geçince asıl faturayı kendin kesersin.
Müşterinin mükellef olup olmadığını senin araştırman gerekmez: müşteriyi seçtiğinde uygulama sorgular. Farkı ayrıntılı merak ediyorsan e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı yazımıza bak.
1. Uygulamayı indir, hesabını aç
Önmuhasebeciniz uygulamasını App Store ya da Google Play'den indir. Giriş ekranında ücretsiz hesap oluştur. Hesap açmadan önce bakmak istersen demo hesapla örnek verilerle gezinebilirsin; demoda yaptığın değişiklikler kaydedilmez.
Aynı hesapla bilgisayardan web uygulamasına da girebilirsin. Telefonda kestiğin fatura web'de de görünür.
2. İşletme bilgilerini gir
Faturanın üst kısmında görünecek bilgiler bunlar: işletme unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası (şahıs işletmesiyse TCKN), adres, telefon. Bu bilgileri bir kez girersin; her faturada tekrar yazmazsın.
e-Fatura ve e-Arşiv kullanacaksan bu aşamada Pro pakete geçip uygulamanın ayarlarındaki e-Dönüşüm bölümünden entegrasyon bilgilerini tamamlarsın. Ayrıca entegratör ücreti ödemezsin; her e-belge kontör kullanır.
3. Müşteriyi seç ya da ekle
Fatura ekranında müşteriyi seç. Yeni bir müşteriyse adını, şirketse VKN ve vergi dairesini, şahıssa TCKN'sini gir. Nihai tüketiciye satışlarda müşteri bilgisi daha sade olabilir.
Müşteriyi bir kez kaydettiğinde cari kartı oluşur. Sonraki faturalarda tek dokunuşla seçersin ve müşterinin borç bakiyesi kendiliğinden güncellenir.
4. Ürün ya da hizmet kalemlerini ekle
Stokta kayıtlı ürünü listeden seçebilir ya da hizmeti serbest kalem olarak yazabilirsin (örneğin "Kombi bakımı"). Her satır için miktar, birim fiyat ve KDV oranını gir. İskonto varsa satıra ya da toplama uygula.
KDV ve genel toplam anında hesaplanır. Fiyatı müşteriye KDV dahil söylediysen ve KDV hariç tutarı bulman gerekiyorsa KDV hesaplama aracını kullanabilirsin.
5. Önizle, kaydet ve gönder
Faturayı kaydetmeden önce önizle: unvan, tutar ve KDV doğru mu? Emin değilsen taslak olarak kaydet, sonra tamamla.
- e-Fatura ve e-Arşiv'de belge entegratör üzerinden GİB'e iletilir. Bekleyen, gönderilen ve hata alan belgeleri e-belge listesinden izlersin.
- Proforma'da kayıt sonrası PDF hazırdır; resmî fatura yerine geçmez.
6. Müşteriye WhatsApp'tan gönder
Faturanın PDF'ini tek dokunuşla WhatsApp'tan ya da e-postayla paylaş. Müşteri kâğıt isterse PDF'i yazdırabilirsin. Ayrıntılar için faturayı WhatsApp'tan gönderme yazısına bak.
Sık yapılan hatalar
- Müşterinin vergi numarasını eksik ya da yanlış yazmak. e-Belgelerde bu, faturanın reddine ya da yeniden düzenlenmesine yol açar. Kartvizit ya da eski bir faturadan kontrol et.
- Yanlış KDV oranı. Ürün ya da hizmetinin oranından emin değilsen mali müşavirine sor.
- Faturayı akşama bırakmak. Telefonda kesmenin asıl faydası, işi bitirdiğin anda faturayı da bitirmen.
Ne kadar sürer?
Uygulama üzerinden e-Arşiv'e geçiş birkaç saat içinde tamamlanabilir. Sonrasında her fatura birkaç dokunuştur: müşteriyi ve ürünü seç, gönder. e-Arşiv ve e-Fatura Pro pakette; ücretsiz pakette proforma hazırlayabilirsin. Paketleri karşılaştır.