Tadilat ustası için telefondan teklif ve fatura

Tadilat işi günlere yayılır, ödeme de parça parça gelir. Akış çoğu zaman şöyledir:

1. Keşif: Ölçü alınır, işin kapsamı konuşulur.
2. Teklif: Malzeme ve işçilik yazılı olarak verilir.
3. Kapora: İşe başlamadan tutarın bir kısmı alınır.
4. İş ve teslim: İş biter, kalan ödeme alınır, fatura kesilir.

Kaporayı aldığında mı, işi teslim ettiğinde mi fatura keseceğin ya da iki ayrı fatura mı düzenleyeceğin, faturalandırma zamanına ilişkin bir mevzuat konusudur. Bunu ilk büyük işinden önce mali müşavirinle netleştir; sonra her işte aynı yolu izlersin.

1. Keşifte müşteriyi kaydet. Adını ve telefonunu, fatura isteyecekse TCKN'sini ya da şirketinin VKN'sini cari olarak gir.
2. Teklifi proforma olarak hazırla. Kalemleri tek tek yaz: “Duvar boyası uygulaması, salon”, “Tavan boyası”, “Alçı tamiri”. Miktar olarak metrekareyi, birim fiyat olarak metrekare fiyatını gir; toplamı uygulama hesaplar. PDF'i WhatsApp'tan gönder.
3. Malzemeyi netleştir. Malzemeyi sen alıyorsan stoğa kaydet ve faturada stoktan seç. Müşteri alıyorsa faturaya yalnız işçiliği yaz.
4. İş bitince faturayı kes. Teklifteki kalemleri faturaya yaz, iş sırasında eklenenleri ayrı satır olarak ekle. Önizle ve gönder; belge entegratör üzerinden GİB'e iletilir.
5. PDF'i gönder, kalan ödemeyi kaydet. Havaleyle gelen ödemeyi banka hesabına, nakdi kasaya elle işlersin.

• Kapsamı kalem kalem yaz. Tek satırlık “Ev tadilatı”, sonradan “bu da dahil miydi” tartışması açar. Oda oda ya da iş iş yaz.
• Ek işleri ayrı satır yap. İş sırasında eklenen alçı tamiri ya da fazladan bir oda teklifte yoktu; faturada ayrı kalem olarak görünsün.
• KDV'yi teklifte açıkça belirt. Teklifi KDV hariç verdiysen bunu yaz; teslimde toplamın neden büyüdüğünü açıklamak zorunda kalmazsın. Dahil ve hariç tutarı KDV hesaplama aracıyla bulursun.
• Mağaza ve ofis işleri. İşletme müşterisi e-Fatura mükellefi olabilir; uygulama sorgular ve belge türünü kendisi belirler.
• Aldığın malzemenin faturası. Malzemeyi sen aldıysan nalburdan ve bayiden aldığın faturaları sakla, mali müşavirine düzenli ilet.

Tadilat işlerinin çoğu vergiler dahil 3.000 TL'yi geçer. Bu yüzden basit usul ya da işletme hesabındaki bir usta için e-Arşiv 2027'yi beklemeden gündemdedir. 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre, e-Arşiv'e kayıtlı değilsen:

• 2026 sonuna kadar: 3.000 TL'yi aşan her fatura e-Arşiv olarak düzenlenmek zorunda.
• 1 Ocak 2027'den itibaren: 3.000 TL'nin altındaki küçük işler de dahil tüm faturalar e-Arşiv.

e-Arşiv yerine kâğıt fatura düzenlenirse, faturayı düzenleyen ve nihai tüketici dışındaki alıcı için her belge ayrı ayrı Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesindeki ceza uygulanır. Müşterin bir mağaza ya da ofisse kâğıt faturayı kabul etmek onu da riske sokar. Ayrıntılar: 2027 e-Arşiv zorunluluğu. Kendi durumun için mali müşavirine danış.

Teklif işini ücretsiz paket karşılar: proforma teklif hazırlar, PDF'ini gönderirsin. Paket süresizdir ve kredi kartı istemez: 50 cari, 50 stok ve son 30 günde 100 belge. Teklif proformadır, resmî fatura yerine geçmez.

İşin sonunda e-Arşiv kesmek için Pro gerekir: yıllık 6.500 ₺ + KDV; sınırsız cari, stok ve fatura, gelişmiş raporlar. e-Fatura ve e-Arşiv faturalar kontör kullanır; kontör ayrıca satın alınır, fiyatı değişkendir. Ayrıca entegratör ücreti ödemezsin. Ekibinle çalışıyorsan çoklu kullanıcı iki pakette de var; ustabaşının ve kalfanın neleri göreceğini yetki seviyeleriyle ayarlamak Pro'da. Ayrıntılar: ücretsiz fatura programı ve fiyatlandırma.

• Teklifi sesli mesajla vermek. Yazılı teklif yoksa teslimde tutar tartışması çıkar.
• Kaporayı kayda geçirmemek. Aldığın kaporayı hemen kasaya ya da banka hesabına işle; nasıl belgeleneceğini mali müşavirinle konuş.
• Ek işleri faturaya eklememek. Teklifte olmayan iş faturada da görünmezse onun ödemesini istemek zorlaşır.
• Fatura koçanını 2027'de kullanmak. 1 Ocak 2027'den itibaren basit usul ve işletme hesabındaki usta da kâğıt fatura kesemez.