Teknik servis için telefondan teklif ve fatura

Teknik serviste fatura, dört adımlık bir sürecin son adımıdır:

1. Cihaz kabulü: Müşterinin adı ve telefonu, cihazın markası, modeli ve seri numarası not edilir. Müşteriyi bu aşamada uygulamaya cari olarak kaydedersen teslimde fatura için birkaç dokunuş kalır.
2. Arıza tespiti ve teklif: Değişecek parçalar ve işçilik belli olunca müşteriye fiyat verilir.
3. Onarım: Onay gelince parça kullanılır.
4. Fatura ve teslim: Onarım bitince fatura kesilir, PDF müşteriye gönderilir, cihaz teslim edilir.

Müşterilerin çoğu bireyseldir; onlara e-Arşiv kesilir. Ofislerin, otellerin, restoranların klima ve cihaz bakımı ise işletme işidir ve bu müşterilerin bir kısmı e-Fatura mükellefidir. Hangisine hangi belgenin kesileceğini uygulama, müşteriyi seçtiğinde sorgulayarak belirler.

1. Teklifi proforma olarak gönder. Parçaları ve işçiliği yaz, proforma PDF'ini WhatsApp'tan gönder. Yazılı teklif, teslimde tutar tartışmasını önler. Proforma resmî fatura değildir ve kontör kullanmaz.
2. Parçayı stoktan kullan. Yedek parçaları stokta tutuyorsan faturaya stoktan eklersin; fatura kesilince stok düşer. Parça kutusundaki barkodu telefonun kamerasıyla ya da tezgâhtaki USB veya Bluetooth barkod okuyucuyla okutabilirsin.
3. İşçiliği serbest kalem olarak yaz. Kalem adına cihazı ve seri numarasını ekle: “Çamaşır makinesi pompa değişimi işçiliği, SN 4471209” gibi.
4. Onarım bitince faturayı kes. Önizle ve gönder; e-Arşiv ya da e-Fatura entegratör üzerinden GİB'e iletilir. Gönderim durumunu e-belge listesinden izlersin.
5. PDF'i gönder, ödemeyi kaydet. Müşteri cihazı almaya gelmeden PDF'i sohbetine gönderirsin. Nakit ödemeyi kasaya, havaleyi banka hesabına elle işlersin.

• Parça ve işçilik ayrı. Müşteri neye ödeme yaptığını görür. Aynı parça yeniden arızalanırsa ne zaman değiştiğini faturadan bulursun.
• Seri numarası ya da IMEI. Aynı müşterinin birden fazla cihazı varsa hangi cihazın onarıldığı faturadan anlaşılsın.
• Garanti kapsamındaki işler. Bir üretici ya da başka bir firma adına garanti kapsamında yaptığın onarımda faturanın kime kesileceği o firmayla anlaşmana bağlıdır; mali müşavirine danış.
• Tamir edilmeyen cihaz. Cihaz onarılmadan geri alınırsa ve arıza tespit ücreti alıyorsan faturaya yalnız tespit ücretini yaz.

Basit usul ya da işletme hesabındaki bir servisin takvimi 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre şöyle:

• 2026 sonuna kadar: Vergiler dahil 3.000 TL'ye kadar olan fatura kâğıt olarak kesilebilir, üstü e-Arşiv. Ekran, anakart ya da kompresör değişimi gibi işler bu sınırı kolayca geçer.
• 1 Ocak 2027'den itibaren: Her fatura e-Arşiv.

Kılıf, şarj kablosu gibi perakende satış fişi ya da ÖKC fişiyle belgelediğin satışlar bu kuralın dışındadır. Bilanço esasına göre defter tutan servislerde tüm faturalar 1 Ocak 2026'dan beri e-Arşiv. Kendi durumun için mali müşavirine danış; kurallar ve kaynaklar: 2027 e-Arşiv zorunluluğu.

Teklif aşamasında yeter. Ücretsiz paketle (süresiz, kredi kartı yok) proforma teklif hazırlarsın; 50 cari ve 50 stok kartıyla çalışır, son 30 günde 100 belgeye kadar düzenlersin. Faturayı resmî olarak kesmek için Pro gerekir: e-Arşiv ve e-Fatura, sınırsız cari ve stok, yıllık 6.500 ₺ + KDV. e-Fatura ve e-Arşiv faturalar kontör kullanır; kontör ayrıca satın alınır, fiyatı değişkendir. Ayrıca entegratör ücreti ödemezsin.

Serviste stok sınırı çabuk dolar: her modelin pompası, ekranı, kartı ayrı stok kartıdır. Tezgâhta birden fazla teknisyen çalışıyorsa çoklu kullanıcı iki pakette de var; kimin neyi göreceğini ve yapabileceğini yetki seviyeleriyle ayarlamak Pro'da. Barkod okutma ve harici barkod okuyucu desteği iki pakette de bulunur. Ayrıntılar: ücretsiz fatura programı ve fiyatlandırma.

• Sözlü fiyat vermek. Teslimde “o kadar dememiştin” tartışması çıkar. Teklifi proforma PDF olarak yazılı gönder.
• Kullanılan parçayı stoktan düşmemek. Faturaya eklenmeyen parça stokta varmış gibi görünür, bir sonraki arızada eksik çıkar.
• Faturayı teslimden sonraya bırakmak. Müşteri cihazı alıp gittikten sonra fatura bilgisi toplamak zorlaşır.
• Kurumsal müşteride mükellef sorgusunu atlamak. e-Fatura mükellefi bir otele e-Arşiv kesilmez; uygulamanın sorgusunu bekle.