Serviste kime, hangi fatura?
Bir oto servisin müşterisi üç türlüdür ve her birinin faturası farklıdır:
- Bireysel araç sahibi: Nihai tüketicidir. Fatura isterse e-Arşiv kesilir.
- Şirket araçları ve filolar: Bir kısmı e-Fatura mükellefidir. Mükellef şirkete kesilen fatura e-Fatura olur ve şirketin e-Fatura kutusuna gider; WhatsApp'tan attığın PDF bilgilendirme içindir.
- Sigorta ve kasko işleri: Hasar onarımında faturanın sigorta şirketine mi, araç sahibine mi kesileceği dosyanın türüne ve anlaşmaya bağlıdır. Bunu her dosyada işe başlamadan netleştir; emin değilsen mali müşavirine danış.
Belge türünü her seferinde senin araştırman gerekmez: müşteriyi seçtiğinde uygulama mükellefiyeti sorgular. Farkın ayrıntısı e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı yazısında.
Telefondan beş adımda
- Müşteriyi seç. Şirketse VKN ile kaydet; uygulama mükellefiyeti sorgular ve belge türünü belirler.
- Parçaları stoktan ekle. Yağ, filtre, balata, akü gibi kalemleri stoktan seç; fatura kesilince stok düşer. Barkodlu parçaları telefonun kamerasıyla ya da tezgâhtaki barkod okuyucuyla okutabilirsin.
- İşçiliği serbest kalem olarak yaz, plakayı ekle. “Periyodik bakım işçiliği, 34 ABC 123, 85.400 km” gibi. Filo müşterisi faturanın hangi araca ait olduğunu ilk bakışta görür.
- Önizle ve gönder. Belge entegratör üzerinden GİB'e iletilir; bekleyen, gönderilen ve hata alan belgeleri e-belge listesinden izlersin.
- PDF'i paylaş, ödemeyi kaydet. PDF'i WhatsApp'tan gönder. Fatura kesildiğinde müşterinin cari bakiyesi güncellenir; filo ay sonunda öderse kimin ne kadar borcu olduğunu oradan görürsün. Çek ya da senetle gelen ödemeyi çek-senet takibine işlersin.
Oto servis faturasında dikkat edilecekler
- Parça ve işçilik ayrı satırlarda. Hangi parçanın ne zaman değiştiğini hem sen hem müşteri faturadan izler. Parça ve işçilik için hangi KDV oranını gireceğini mali müşavirine sor.
- Plaka ve kilometre. Filoda aynı modelden çok araç olabilir; plakasız fatura soru ya da itiraz olarak geri dönebilir.
- Müşterinin getirdiği parça. Parçayı müşteri getirdiyse faturaya yalnız işçiliği yaz.
- Gelen parça faturaları. e-Fatura mükellefiysen tedarikçinin faturası gelen kutuna düşer. Fiyatı ya da miktarı hatalı faturayı telefondan gerekçesiyle reddedebilir, doğruysa kabul edip cariye ve stoğa aktarabilirsin. Bu işlemler Pro pakette; yanıt süresi mevzuatla sınırlıdır, faturayı bekletme. Ayrıntılar: telefondan e-Fatura.
e-Arşiv'e geçiş: servisler için
Bir triger seti değişimi ya da kaporta onarımı vergiler dahil 3.000 TL'yi çoğu zaman aşar. Basit usul ya da işletme hesabındaysan ve henüz e-Arşiv'e kayıtlı değilsen 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre:
- 2026 sonuna kadar: 3.000 TL'yi aşan fatura e-Arşiv olmak zorunda; altındakiler kâğıt olabilir.
- 1 Ocak 2027'den itibaren: Tüm faturalar e-Arşiv; esnaf odası fatura koçanı kullanılamaz.
Bilanço esasına göre defter tutan servislerde tüm faturalar 1 Ocak 2026'dan beri e-Arşiv. Satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura'ya kayıtlıysa aralarındaki fatura e-Fatura olur. Belirli ciro eşiklerini aşan işletmeler e-Fatura'ya da geçmek zorundadır; senin için geçerli olup olmadığını mali müşavirine sor. Tablo ve kaynaklar: 2027 e-Arşiv zorunluluğu.
Ücretsiz paket servise yeter mi?
Ücretsiz paket süresizdir: 50 cari, 50 stok ve son 30 günde 100 belge. Belgeler proforma olarak hazırlanır, resmî fatura yerine geçmez. Kaporta işlerinde hasar tespitinden sonra müşteriye göndereceğin fiyat dökümü için proforma işini görür.
Parça stoğu tutan bir serviste 50 stok sınırı çabuk dolar ve resmî fatura için zaten Pro gerekir: yıllık 6.500 ₺ + KDV; e-Arşiv, e-Fatura, gelen faturayı kabul ya da red, sınırsız cari, stok ve fatura, gelişmiş raporlar. e-Fatura ve e-Arşiv faturalar kontör kullanır; kontör ayrıca satın alınır, fiyatı değişkendir. Ayrıca entegratör ücreti ödemezsin. Kasa, banka hesabı ve çek-senet takibi iki pakette de var. Fiyatlandırma
Sık yapılan hatalar
- Plakasız fatura. Filo müşterisi faturanın hangi araca ait olduğunu bulamaz, faturayı sana geri sorar.
- Kasko işinde yanlış muhatap. Yanlış tarafa kesilen faturayı düzeltmek zahmetlidir; muhatabı dosya açılırken netleştir.
- Stoktan çıkan parçayı faturaya eklememek. Ay sonunda stok sayımı açık verir.
- Gelen e-faturayı bekletmek. Hatalı bir tedarikçi faturasına itiraz süresi sınırlıdır; süreyi kaçırırsan düzeltmek zorlaşır.
Sık sorulan sorular
Oto servis faturasına plaka yazılır mı?
Plakayı ve kilometreyi işçilik ya da parça kaleminin adına yazarsın; faturanın hangi araca ait olduğu böylece netleşir ve filo müşterileri bunu genellikle ister. Sektörüne özel bir zorunluluk olup olmadığını mali müşavirine sor.
Şirket aracına e-Arşiv mi, e-Fatura mı kesilir?
Şirket e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv. Şirketi VKN'siyle seçtiğinde uygulama mükellefiyeti sorgular; sorgu sonuçlanmadan fatura kaydedilmez.
Kasko onarımında fatura kime kesilir?
Dosyanın türüne ve sigorta şirketiyle yapılan anlaşmaya göre sigorta şirketine ya da araç sahibine kesilebilir. Her dosyada işe başlamadan netleştir; emin değilsen mali müşavirine danış.
Tedarikçiden gelen e-faturayı telefondan reddedebilir miyim?
Evet, Pro pakette. Ticari senaryoyla gelen faturayı gelen kutusunda inceler, kabul eder ya da gerekçesini yazarak reddedersin; kabul ettiğin faturayı cariye ve stoğa aktarabilirsin. Yanıt süresi mevzuatla sınırlıdır.