Tesisatçı ve elektrikçi için telefondan fatura

Tesisatçının ve elektrikçinin müşterisi genelde üç gruptan biridir ve her birinin faturası biraz farklıdır:

• Ev sahibi ya da kiracı: Çoğu zaman nihai tüketicidir. Fatura isterse e-Arşiv kesilir.
• Apartman ve site yönetimi: Aidattan ödenen işlerde yönetici, hesap vermek için fatura ister. Yönetimin vergi numarası varsa fatura yönetim adına ve bu numarayla kesilir.
• Müteahhit, mağaza, ofis: İşletme müşterilerinin bir kısmı e-Fatura mükellefidir; onlara kesilecek belge e-Fatura'dır.

Hangi belgeyi keseceğini her işte araştırman gerekmez. Müşteriyi seçtiğinde uygulama e-Fatura mükellefiyetini sorgular; sorgu netleşmeden fatura kaydedilmez, böylece yanlış türde belge kesme riski azalır.

1. Müşteriyi seç ya da ekle. Yeni bir yönetim ya da firmaysa unvanı, vergi dairesini ve VKN'yi gir. Bir kez kaydedersin; sonraki işte listeden seçersin.
2. Malzemeyi stoktan ekle. Vana, rakor, sigorta, kablo gibi kalemleri stoktan seç. Fatura kesilince stok düşer; akşam araçta ne kaldığını ayrıca saymazsın. Barkodlu malzemelerde telefonun kamerasıyla barkod okutabilirsin.
3. İşçiliği serbest kalem olarak yaz. “Kalorifer dairesi vana değişimi, B Blok” gibi. İşin yerini kalem adına yazmak, yöneticinin faturanın hangi işe ait olduğunu bulmasını kolaylaştırır.
4. Kontrol et ve gönder. KDV ve toplam kendiliğinden hesaplanır. Gönderdiğinde fatura entegratör üzerinden GİB'e iletilir.
5. PDF'i paylaş, ödemeyi kaydet. PDF'i müşterinin ya da yöneticinin WhatsApp'ına gönderirsin. Ödemeyi elden aldıysan kasaya, havaleyle aldıysan banka hesabına işlersin; banka hareketleri elle kaydedilir.

Uygulamayla daha önce hiç fatura kesmediysen genel adımlar için telefondan fatura nasıl kesilir rehberine bak.

• Malzeme ve işçilik ayrı satırda. Müşteri neye ne ödediğini görür, tutar konuşması kısalır. Malzeme ile işçiliğin KDV oranından emin değilsen mali müşavirine danış.
• İşin yeri ve kapsamı. Aynı yönetime ay içinde birkaç iş yapıyorsan her faturada hangi blokta, hangi işin yapıldığı yazsın.
• Faturanın muhatabı. Kiracının çağırdığı bir işin faturasını ev sahibi isteyebilir. Faturayı hizmeti satın alan kişiye kes; emin değilsen işe başlamadan müşteriyle netleştir.
• Uzun işlerde avans. Komple tesisat yenileme gibi günlere yayılan işlerde avans alıyorsan faturanın ne zaman kesileceğini mali müşavirine sor.

Pano yenileme ya da banyo tesisatı gibi işlerin faturası vergiler dahil 3.000 TL sınırını çoğu zaman geçer. Basit usulde ya da işletme hesabında olup e-Arşiv'e henüz kaydolmamış bir usta için 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği şu takvimi koyar:

• 2026 sonuna kadar: 3.000 TL'yi aşan her fatura e-Arşiv olmak zorunda; altındakiler kâğıt olarak kesilebilir.
• 1 Ocak 2027'den itibaren: Tutarı ne olursa olsun her fatura e-Arşiv.

Yani büyük işlerin faturasını bugün de e-Arşiv olarak düzenlemen gerekiyor. Bilanço esasına göre defter tutuyorsan tüm faturaların 1 Ocak 2026'dan beri e-Arşiv olmalı. Kendi durumun için mali müşavirine danış; tablo ve kaynaklar 2027 e-Arşiv zorunluluğu sayfasında.

Keşiften sonra teklif göndermek için ücretsiz paket yeterli: malzemeyi ve işçiliği yazar, proforma PDF'ini müşteriye atar, onay gelince işe başlarsın. Paketin süre sınırı yoktur, kredi kartı da istenmez; 50 cari, 50 stok ve son 30 günde 100 belge ile çalışırsın. Proforma ise resmî fatura yerine geçmez.

Müşteriye resmî fatura kesmeye başladığın anda Pro gerekir: yıllık 6.500 ₺ + KDV; e-Arşiv ve e-Fatura, sınırsız cari, stok ve fatura. e-Fatura ve e-Arşiv faturalar kontör kullanır; kontör ayrıca satın alınır, fiyatı değişkendir. Ayrıca entegratör ücreti ödemezsin. Ölçüsüne ve çapına göre ayrı stok kartı açtığın dirsek, te, nipel gibi bağlantı parçaları 50 stok sınırını kısa sürede doldurur. Ekibinde birden fazla usta varsa çoklu kullanıcı iki pakette de var; kimin neyi göreceğini yetki seviyeleriyle ayarlamak Pro'da. Paketleri karşılaştır.

• Faturayı akşama, ofise bırakmak. Gün içinde dört adrese gittiysen akşam hangi malzemenin hangi işte kullanıldığını hatırlamak zordur; stok da tutmaz.
• Mükellef firmaya e-Arşiv kesmek. e-Fatura mükellefi olan müşteriye e-Fatura kesilir. Uygulamanın sorgusu bu hatayı önler; portaldan elle kesiyorsan her firmada kontrol et.
• Araçta fatura koçanı taşımaya devam etmek. 1 Ocak 2027'den sonra fatura koçanı kullanılamaz.
• Yönetim yerine yöneticinin adına fatura. Yöneticinin şahsi adına kesilen fatura yönetimin hesabında işe yaramaz; yeniden kesmen gerekebilir.