e-Arşiv Fatura Kesmek İçin Ne Gerekir?

Üç temel şart var. Bunları sırayla kontrol et.

1. Vergi kaydın ve fatura düzenleme yetkin olmalı. Vergi dairesine kayıtlı, fatura düzenleyebilen bir mükellef olman gerekir. Basit usul esnafı da bu kapsamdadır.

1. GİB e-Belge sisteminde bir düzenleme yöntemin olmalı. e-Arşiv fatura iki yolla düzenlenir: GİB e-Belge portalı (ücretsiz) ya da özel entegratör sistemi. İkisi de geçerlidir; hangisini seçtiğin sana ve iş hacmine bağlı.

1. Faturanın zorunlu alanlarını dolduracak bilgiler elinde olmalı. Satıcı bilgileri, alıcı bilgileri, satılan mal ya da hizmet, tutar ve KDV bilgisi. Alıcı nihai tüketiciyse sadece ad yeterli olabilir; işletmeye kesiyorsan unvan ve vergi bilgileri gerekir.

Bunlara ek olarak, mükellefiyet türüne göre e-Arşiv kapsamında olup olmadığın değişir. 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre bilanço esası mükelleflerinin tüm faturaları 1 Ocak 2026'dan beri e-Arşiv. Basit usul ve işletme hesabı mükellefleri için bu geçiş 1 Ocak 2027'de başlıyor ve tutarına bakılmaksızın tüm faturalar e-Arşiv olacak. 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL'ye kadar olan faturalar hâlâ esnaf odası fatura belgesiyle düzenlenebiliyor. Takvimi 2027 e-Arşiv zorunluluğu yazısında ayrıntılı anlatmıştım.

Alıcı e-Fatura mükellefi mi, değil mi?

e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki ayrım alıcıya göre belirlenir. Satıcı ve alıcı e-Fatura mükellefiyse fatura e-Fatura olur. Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv düzenlenir. Yani faturayı kesmeden önce alıcının mükellefiyetini bilmen gerekir.

Önmuhasebeciniz'de müşteri seçildiğinde uygulama e-Fatura mükellefiyetini sorgular. Mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv olur. Sorgu netleşmeden kayıt yapılmaz. Bu, "yanlış belge türü seçtim" hatasını baştan engeller. İki belge türünün ayrımını e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı yazısında karşılaştırmalı olarak bulabilirsin.

İki yol var, ikisi de geçerli:

• GİB e-Belge portalı: Ücretsizdir. GİB'in kendi arayüzünden fatura oluşturup gönderirsin. Tek tek fatura kesen, hacmi düşük esnaf için yeterli olabilir.
• Özel entegratör sistemi: Faturayı kendi ön muhasebe programından kesersin, program entegratör üzerinden GİB'e iletir. Cari, stok ve faturayı aynı yerden yönettiğin için günlük iş akışına daha rahat oturur.

Hangisini seçersen seç, sonuç aynı: fatura elektronik olarak oluşur ve GİB'e raporlanır. Program kullanıyorsan ayrıca entegratör ücreti çıkmaz; Önmuhasebeciniz'de e-Arşiv ve e-Fatura gönderimi entegratör üzerinden yapılır. Her e-belge kontör kullanır ve kontör ayrıca satın alınır.

Kesmeden önce elinde olması gerekenler

Faturayı keseceğin ana gelmeden şu bilgileri hazırla:

• Alıcının adı ya da unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi numarası.
• Satılan malın ya da hizmetin adı, adedi, birim fiyatı.
• Uygulanacak KDV oranı. Oran satılan mal ya da hizmete göre değişir ve mevzuatla belirlenir; kendi ürünün için doğru oranı mali müşavirinden teyit et.
• Ödeme şekli ve vade bilgisi (istersen faturaya işleyebilirsin).

Bu bilgiler bir kez kayıtlıysa sonraki faturalar çok daha hızlı kesilir. Cari ve stok kaydı tutmanın pratik faydası tam olarak burada ortaya çıkıyor.

Faturayı telefondan kesmek için bilgisayar başında olman gerekmez. Uygulama iOS, Android, web ve Windows/macOS masaüstünde aynı hesapla çalışır. Uygulama internet bağlantısı gerektirir; çevrimdışı kullanım yoktur. Adımlar şöyle:

1. Uygulamayı aç ve fatura oluşturma ekranına gir.
2. Müşteriyi seç. Kayıtlı değilse önce cari kartı oluştur.
3. Uygulama e-Fatura mükellefiyetini sorgular; belge türü buna göre belirlenir. Sorgu netleşmeden kayıt yapılmaz.
4. Ürün ya da hizmeti ekle. Barkodlu ürünlerde telefon kamerasıyla okutabilir, harici barkod okuyucu da kullanabilirsin.
5. Tutar ve KDV bilgisini kontrol et. Örneğin 1.000 TL'lik bir hizmette %20 örnek oranla KDV 200 TL, toplam 1.200 TL olur.
6. Faturayı kaydet. İstersen taslak olarak bırakabilir, sonra tamamlayabilirsin.
7. Gönder. Gönderim durumunu (bekleyen, gönderilmiş, hata) fatura listesinden izleyebilirsin.

Fatura kesildiğinde stok düşer ve cari bakiye güncellenir. Ayrı bir stok ya da bakiye güncelleme adımı yok.

Faturayı müşteriye nasıl ulaştırırsın?

e-Arşiv faturayı alıcıya sen iletirsin. Uygulamada fatura PDF olarak oluşur; WhatsApp'tan ya da e-postayla paylaşabilirsin. Müşteriye otomatik hatırlatma, SMS ya da mesaj gitmez. Paylaşımı senin yapman gerekir. İşletmeye ise uygulama içi bildirim gelir. Paylaşım tarafını faturayı WhatsApp'tan gönderme yazısında anlatmıştım.

• Belge türünü elle tahmin etmek. Alıcının mükellefiyetini sorgulamadan e-Fatura ya da e-Arşiv seçmek, sonradan iptal ve yeniden kesme demek. Mükellefiyet sorgusunu atlama.
• KDV oranını varsaymak. Oran ürüne göre değişir. Örneğin bazı ürünlerde oran farklı, bazılarında farklı; her satışta doğru oranı senin teyit etmen gerekir. "Her zaman aynı oranı kesiyorum" alışkanlığı yanlış oranlı fatura doğurur.
• Alıcı bilgisini eksik girmek. İşletmeye kesilen faturada unvan ya da vergi numarası eksikse fatura sorunlu olur.
• Kâğıt döneminde kalmak. Basit usuldeysen 2026 sonuna kadarki geçiş penceresini kaçırmamak için takvimi takip et. 1 Ocak 2027'den itibaren esnaf odası fatura belgesi kullanılamaz. Perakende satış fişi ve ÖKC fişiyle belgelenen satışlar bu kuralın dışındadır.
• İptal süresini geç fark etmek. İptal ve düzeltme işlemlerinin süre ve koşulları mevzuata bağlıdır. Süre bitmeden hareket etmek için durumu erken fark etmelisin. Konuyu e-Arşiv fatura iptali yazısında ayrıntılı anlattım.

e-Arşiv düzenlemen gerekirken kâğıt fatura kesersen, nihai tüketici dışındaki her alıcı için belge başına VUK 353. maddesi kapsamındaki ceza gündeme gelir. Cezanın tutarını ve somut koşullarını buradan tahmin etmeye çalışma; işine giren durumu mali müşavirine danışıp netleştir.

e-Arşiv fatura kesmek için mali müşavir şart mı?

Hayır, faturayı kendin kesebilirsin. Ancak vergi kaydın, doğru KDV oranı ve hangi belge türünü kullanacağın gibi konularda mali müşavirinden destek alman yerinde olur. Basit usul bir esnaf uygulama üzerinden birkaç saat içinde e-Arşiv kesmeye geçebilir.

e-Arşiv fatura kesmek ücretli mi?

Faturayı GİB e-Belge portalından ücretsiz düzenleyebilirsin. Özel entegratör ya da ön muhasebe programı kullanıyorsan, her e-belge kontör kullanır ve kontör ayrıca satın alınır. Kontör fiyatı değişkendir.

Proforma fatura e-Arşiv yerine geçer mi?

Geçmez. Proforma fatura resmî fatura değildir, yasal bir belge niteliği taşımaz. e-Arşiv ise GİB'e raporlanan resmî bir belgedir. Farkı proforma fatura nedir yazısında açıkladım.

e-Arşiv faturayı telefondan kesebilir miyim?

Kesebilirsin. Uygulama iOS, Android, web ve masaüstünde aynı hesapla çalışır. Faturayı oluşturup gönderdikten sonra PDF'i WhatsApp ya da e-posta ile paylaşabilirsin.

e-Arşiv fatura keserken internet gerekli mi?

Evet, uygulama internet bağlantısı gerektirir. Çevrimdışı kullanım yoktur. Mükellefiyet sorgusu ve GİB'e gönderim internet üzerinden yapılır.

Taslak fatura kaydedip sonra gönderebilir miyim?

Evet. Faturayı taslak olarak kaydedip sonra tamamlayabilir ve gönderebilirsin. Gönderim durumunu fatura listesinden bekleyen, gönderilmiş ya da hata olarak izleyebilirsin.

Kontrol listesi hazırsa sıra uygulamaya geçmekte. Telefondan e-Arşiv fatura kesme sayfasında süreci baştan sona görebilir, hesap açmadan örnek verilerle demo hesabı inceleyebilirsin. Kayıt olmadan misafir modda da başlayabilirsin.

Ücretsiz paket süresizdir, deneme değildir ve kredi kartı istemez: 50 cari, 50 stok ve son 30 günde 100 proforma belge. Bu paketteki fatura proforma faturadır, resmî fatura değildir; e-Arşiv ve e-Fatura ücretsiz pakette yoktur. Yasal e-Arşiv ve e-Fatura, sınırsız cari ve stok, gelen e-faturayı kabul ya da red, e-Arşiv iptali ve yetki seviyeleri için yıllık 6.500 TL + KDV olan Pro pakete bakabilirsin; kontör ayrıca satın alınır. Paket ayrıntıları fiyatlandırma sayfasında. Vergi ve mevzuat konusunda son kararı mali müşavirine danışarak ver.