e-Arşiv Fatura Ücretli mi? Portal ve Uygulama Farkı

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Alıcı nihai tüketiciyse ya da e-Fatura mükellefi değilse fatura e-Arşiv olarak kesilir. Satıcı ve alıcı ikisi de e-Fatura mükellefiyse fatura e-Fatura olur. Bu ayrımı e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı yazısında örneklerle açtım.

Kâğıt koçanla fatura kesmek yakında tamamen kapanıyor. 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (Resmî Gazete, 31.12.2025, sayı 33124, 5. Mükerrer) bilanço esası mükelleflerinin tüm faturalarını 1 Ocak 2026'dan beri e-Arşiv'e taşıdı; basit usul ve işletme hesabı mükellefleri için bu geçiş 1 Ocak 2027'de tamamlanıyor ve tutar sınırı kalkıyor. 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL'ye kadar olan faturalar esnaf odası fatura belgesiyle düzenlenebiliyor. Senin için pratik sonuç: faturanın hangi yoldan çıkacağını artık önceden belirlemen gerekiyor.

Aynı fatura, üç ayrı yoldan düzenlenebilir. Ücretin nerede doğduğu da bu yola göre değişir.

1. GİB e-Belge portalı: ücretsiz

GİB'in kendi portalından e-Arşiv fatura düzenlemek ücretsizdir. Tarayıcıdan giriş yapıp fatura bilgilerini doldurursun, fatura GİB'e gider. Portalı kötülemenin anlamı yok; tek fatura kesen ya da ayda birkaç belge düzenleyen biri için işini görür.

Portalın sınırı şurada başlar: fatura ile cari, stok ve kasa takibi aynı ekranda yürümez. Faturayı kestikten sonra müşteriye PDF olarak ayrıca göndermen, tahsilatı ayrı bir yerde izlemen gerekir. İş hacmi büyüdükçe bu ikili takip yorucu olur.

2. Özel entegratör: kendi fiyatını belirler

Özel entegratörler e-Arşiv faturaları GİB'e iletir. Her entegratörün ücretlendirmesi farklıdır; kimi paket satar, kimi belge adedi üzerinden çalışır. Fiyatı sormadan karar verme. Entegratörün sana ne sunduğunu ve sözleşme koşullarını netleştir.

Burada dikkat edilecek nokta şu: entegratör ücreti ile muhasebe programı ücreti ayrı şeylerdir. Bazı uygulamalar entegratör bağlantısını kendi içinde kurar, bazıları kurmaz.

3. Fatura özelliği olan ön muhasebe uygulaması

Önmuhasebeciniz gibi bir ön muhasebe uygulamasında e-Fatura ve e-Arşiv gönderimi entegratör üzerinden yapılır ve entegratör ücreti yoktur. Faturayı uygulama içinde kesersin; stok düşer, cari bakiye güncellenir. Ayrıca faturayı PDF olarak oluşturup WhatsApp'tan ya da e-postayla müşteriye kendin gönderirsin. Müşteriye otomatik hatırlatma ya da SMS gitmez.

Telefondan fatura kesme tarafını merak ediyorsan telefondan e-Arşiv fatura kesme yazısı adımları gösteriyor.

Ücret sorarken "aylık ne kadar" diye bakmak yanıltıcı olabilir. Asıl ölçü, kestiğin fatura başına ne ödediğin. Küçük bir hesap yapalım.

Örneğin bir oto servis işletiyorsun ve ayda 40 e-Arşiv fatura kesiyorsun. Pro paketin yıllık bedelini kendi fatura sayına bölersen fatura başına düşen tutarı görürsün. Bu rakam, faturayla birlikte ne aldığına bağlı olarak anlam kazanır: raporlama, yetki yönetimi gibi işlevler o farkı karşılıyor mu? Ücretsiz pakette ise e-Arşiv ve e-Fatura dahil olduğu için fatura başına ek bir kalem çıkmaz.

Bu yüzden ücret karşılaştırırken şu üç soruyu sor:

1. Fatura dışında cari ve stok takibi aynı yerde mi yürüyor?
2. Faturayı müşteriye gönderme işi kaç adım sürüyor?
3. Kestiğin fatura sayısı arttığında fiyat değişiyor mu?

Bu üçüne net cevap alırsan, fatura başına maliyeti doğru yere oturtursun.

Aynı hesabı ürün tarafında nasıl görürsün?

Önmuhasebeciniz'in ücretsiz paketi süresizdir, deneme değildir ve kredi kartı istemez. Cari, stok ve fatura sayısında sınır yoktur. e-Fatura ve e-Arşiv düzenleme, gelen e-faturayı kabul ya da red, e-Arşiv iptali bu pakette dahildir. Yani e-Arşiv fatura ücreti diye ayrı bir kalem çıkmaz. Çoklu kullanıcı vardır, yetki seviyesi yoktur. Paket kapsamını kapanışta bir kez özetliyorum.

Ücret konusunda esnafın en sık takıldığı yerler şunlar:

• Portal ile uygulamayı aynı şey sanmak. Portal fatura keser, ön muhasebe tutmaz. İkisini karıştırınca "faturayı kestim ama stok nerede" sorusu çıkar.
• Entegratör ücretini sormadan sözleşme imzalamak. Fiyatlandırma modeli entegratörden entegratöre değişir. Aylık mı, belge başına mı, neler dahil, netleştir.
• e-Arşiv'i yalnız Pro pakete ait sanmak. Ücretsiz pakette de e-Arşiv ve e-Fatura vardır. Kayıt sayısı artınca paket yükseltmek zorunda değilsin; sınır yok.

Bir de mevzuat tarafında dikkat: 1 Ocak 2027'den itibaren esnaf odası fatura belgesi (koçan) kullanılamıyor. Perakende satış fişi ve ödeme kaydedici cihaz fişiyle belgelenen satışlar bu kuralın dışında; esnaf odasından perakende satış fişi almaya devam edilebilir. Kâğıt fatura düzenleyene ve nihai tüketici dışındaki alıcıya her belge için VUK 353. maddedeki ceza uygulanır. Bu takvimi 2027 e-Arşiv zorunluluğu yazısında ayrıntılı bulabilirsin.

İptal, red ve itiraz işlemlerinin süre ve koşulları mevzuata bağlıdır; bu yazıda gün sayısı vermiyorum. Kendi durumun için mali müşavirine danış.

Karar aslında tek bir soruya iniyor: faturayı kestikten sonra müşteri, stok ve tahsilatı nerede takip edeceksin?

Ayda birkaç fatura kesen, müşteri listesi kısa olan biriysen GİB portalı yeterli olabilir. Faturayı düzenler, PDF'ini indirir, alıcıya iletirsin.

Faturalar düzenli hale geldiyse, aynı müşteriye tekrar tekrar fatura kesiyorsan ve stoktan düşmesini istiyorsan fatura özelliği olan bir uygulama işini kolaylaştırır. Fatura kesildiğinde stok düşer, cari bakiye güncellenir. Müşteri seçildiğinde uygulama e-Fatura mükellefiyetini sorgular; mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv olur. Sorgu netleşmeden kayıt yapılmaz. Taslak kaydedebilir, gönderim durumunu (bekleyen, gönderilmiş, hata) izleyebilirsin. Bu sorgunun nasıl çalıştığını e-Fatura mükellefi sorgulama yazısında anlattım.

Uygulamanın iOS, Android, web ve masaüstü sürümleri aynı hesapla çalışır. Web ve mobil bulut tabanlıdır, internet gerektirir. Windows ve macOS masaüstü uygulaması internet olmadan da çalışır. Yani "faturayı sahada telefondan keseceğim" diyorsan mobil, "internetsiz şantiyede çalışıyorum" diyorsan masaüstü tarafı işini görür. Kayıt olmadan misafir modunda da başlayabilir, örnek verilerle inceleyebilirsin.

Banka tarafında bir sınırı baştan söyleyeyim: otomatik banka entegrasyonu yoktur; banka hareketleri elle kaydedilir. Kasa, banka hesabı ve çek-senet takibi iki pakette de vardır.

e-Arşiv fatura ücretsiz mi?

Evet, düzenleme yönünden ücretsiz yollar var. GİB e-Belge portalından e-Arşiv fatura düzenlemek ücretsizdir. Önmuhasebeciniz'in ücretsiz paketinde de e-Fatura ve e-Arşiv düzenleme, gelen e-faturayı kabul ya da red ve e-Arşiv iptali dahildir. Özel entegratörler ise kendi ücretlerini belirler.

GİB portalı varken neden uygulama kullanayım?

Portal fatura keser, ön muhasebe tutmaz. Faturayla birlikte cari, stok ve kasa takibini aynı ekranda yürütmek istiyorsan uygulama işini kolaylaştırır. Fatura kesildiğinde stok düşer ve cari bakiye güncellenir; müşteriye PDF'i WhatsApp'tan ya da e-postayla gönderirsin.

e-Arşiv fatura için entegratör ücreti var mı?

Özel entegratörler kendi fiyatlandırmasını uygular, bu yüzden entegratör ücreti değişkendir. Önmuhasebeciniz üzerinden e-Fatura ve e-Arşiv gönderiminde entegratör ücreti yoktur. Hangi yolu seçersen seç, sözleşme koşullarını sormadan karar verme.

e-Arşiv fatura ücreti paket yükseltince mi çıkar?

Hayır. e-Fatura ve e-Arşiv düzenleme ücretsiz pakette de vardır. Ücretsiz pakette cari, stok ve fatura sayısında sınır yoktur; çoklu kullanıcı bulunur, yetki seviyesi bulunmaz. Pro paket bunlara gelişmiş raporlar, yetki seviyeleri, öncelikli destek ve stok fotoğrafı ekler.

Fatura kesmek için mali müşavir şart mı?

Faturayı kendin kesebilirsin; basit usul bir esnaf uygulama üzerinden birkaç saat içinde e-Arşiv/e-Fatura kesmeye geçebilir. Yine de vergi durumun, iptal ve düzeltme işlemleri için mali müşavirine danış. Mali müşavirlerle iş birliği modelleri de mevcut.

Kararı bugün verebilirsin: uygulamayı aç, misafir modunda örnek verilere bak, bir taslak fatura oluştur ve müşteri seçtiğinde mükellefiyet sorgusunun nasıl çalıştığını gör. Fatura kesildiğinde stok ve cari bakiyenin nasıl güncellendiğini aynı ekranda izle. Ücretleri ve paket ayrıntılarını fiyatlandırma sayfasında bulabilirsin.

Ücretsiz paket süresizdir, kredi kartı istemez; cari, stok ve fatura sınırsızdır ve e-Arşiv ile e-Fatura dahildir. Pro paket yıllık 6.500 TL + KDV olup buna gelişmiş raporlar, yetki seviyeleri (rol yönetimi), öncelikli destek ve stok fotoğrafı ekler. Kararını verirken fiyatlandırma sayfasındaki iki paketi yan yana oku, sonra kendi fatura sayınla fatura başına maliyeti hesapla.