Faturada Bulunması Gereken Bilgiler: Eksiksiz Fatura Kontrol Listesi

Aşağıdaki listeyi fatura kesmeden önce hızlı bir kontrol olarak kullanabilirsin. Hepsi tek bir ekranda doldurulur; önemli olan hiçbirini boş bırakmamak.

• Fatura tarihi ve fatura numarası (sıralı, benzersiz).
• Satıcı bilgileri: ad ya da unvan, adres, vergi dairesi ve vergi numarası.
• Alıcı bilgileri: unvan, adres; işletmeye kesiliyorsa vergi dairesi ve vergi numarası.
• Mal ya da hizmetin adı ve niteliği.
• Miktar, birim, birim fiyat.
• Vergiler hariç tutar, vergi oranı ve vergi tutarı.
• Vergiler dahil toplam tutar.
• Ödeme bilgisi varsa (vade, ödeme şekli) not alanı.

Nihai tüketiciye kesilen faturada alıcının vergi bilgisi aranmaz; ad ve adres yeterlidir. İşletmeye kesilen faturayı ise alıcının vergi bilgileri olmadan düzenleyemezsin.

Hangi fatura türünde hangi bilgi öne çıkar?

Kâğıt fatura, e-Arşiv ve e-Fatura aynı temel bilgileri taşır. Fark, belgenin nasıl oluştuğunda ve nasıl iletildiğinde. Kâğıt faturada bilgileri el yazısıyla yazıyorsun, e-Arşivde sistem alanları doldurup GİB'e raporluyor.

Hangi türün sana uygun olduğunu e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı yazısında karşılaştırmıştım. Burada önemli olan nokta şu: alanlar aynı, doldurma biçimi değişiyor.

İşletmeye fatura keserken tek bir harf hatası bile faturayı sorunlu hale getirir. Unvanın vergi levhasındaki yazımla aynı olması gerekir. Kısaltma, eksik ek ya da yanlış vergi dairesi sonradan düzeltme gerektirir.

Burada işini kolaylaştıran bir ayrıntı var. e-Fatura ve e-Arşiv faturada alıcıyı seçtiğinde uygulama, alıcının e-Fatura mükellefiyetini GİB üzerinden sorgular. Mükellefse fatura e-Fatura, değilse e-Arşiv olur. Sorgu netleşmeden kayıt tamamlanmaz. Bu sayede "yanlış belge türüyle kestim" durumu doğmaz. Mükellefiyet sorgusunun mantığını e-Fatura mükellefi sorgulama yazısında bulabilirsin.

Bir de cari kaydı doğru tutmak gerekir. Alıcıyı bir kez vergi bilgileriyle kaydettiysen sonraki faturalarda aynı kaydı seçersin, bilgiler otomatik gelir. Hatalı kayıt varsa faturanın içinde değil, cari kaydında düzelt.

Faturada tutar alanı üç ayrı satırdan oluşur: vergiler hariç tutar, vergi tutarı ve vergiler dahil toplam. Örneğin bir hizmeti 1.000 TL vergiler hariç fiyatla faturalıyorsan ve örnek KDV oranını %20 alıyorsan:

• Vergiler hariç tutar: 1.000 TL
• KDV: 200 TL
• Vergiler dahil toplam: 1.200 TL

Faturada bu üç satırdan biri eksik olduğunda alıcı toplamı doğrulayamaz, ödeme ve muhasebe tarafında karışıklık çıkar. KDV oranı satılan mal ya da hizmete göre değişir ve mevzuatla belirlenir; %20 sadece örnek bir orandır. Kendi ürününün oranını mali müşavirinden teyit et. Hesaplamayı hızlıca yapmak istersen KDV hesaplama sayfası işini görür.

KDV dahil fiyattan fatura keserken de aynı üç satırı göstermen gerekir. Bu durumda toplam bellidir, içinden KDV ayrıştırılır. Adım adım anlatımı KDV dahil fatura nasıl kesilir yazısında var.

Fatura kesildiği anda birkaç kayıt birlikte hareket eder. Stoktan düşer, cari bakiye güncellenir ve fatura listeye düşer. Bu yüzden faturayı kesmeden önce miktarı ve fiyatı iki kez kontrol etmek, sonradan düzeltme işiyle uğraşmaktan daha hızlıdır.

Bir de gönderim tarafı var. Fatura ya da PDF'i müşteriye kendin gönderirsin: WhatsApp'tan ya da e-postayla. Uygulama müşteriye otomatik hatırlatma yapmaz, SMS ya da mesaj göndermez. Sana uygulama içi bildirim gelir. Faturayı paylaşma adımları için faturayı WhatsApp'tan gönderme yazısına bakabilirsin.

Faturayı kesmeden önce taslak olarak kaydedip sonra göndermek de mümkün. Gönderim durumu bekleyen, gönderilmiş ya da hata olarak izlenir. Hata varsa alanları gözden geçirip yeniden gönderirsin.

Denetimde ve müşteriyle ilişkide en çok şu hatalar sorun çıkarır:

• Alıcı unvanını kısaltmak ya da vergi numarasını yanlış girmek.
• Faturayı tarihsiz ya da numarasız bırakmak; numaraların sıralı gitmemesi.
• Faturada KDV oranını ürünle uyumsuz yazmak.
• Nihai tüketiciye kesilen faturada gereksiz bilgi eksikliği bırakmak, örneğin ad ve adres alanını boş bırakmak.
• Aynı satışı iki kez faturaya yazmak.
• İşi bitmiş bir satışın faturasını haftalar sonra kesip tarihi geriye almak.

Mevzuat tarafında bir eşik daha var. 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne (Resmî Gazete, 31.12.2025, sayı 33124, 5. Mükerrer) göre e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan basit usul ve işletme hesabı mükellefleri 1 Ocak 2027'den itibaren tutarına bakılmaksızın tüm faturalarını e-Arşiv düzenler. 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL'ye kadar olan faturalar kâğıt (esnaf odası fatura belgesi) olabilir. 1 Ocak 2027'den itibaren esnaf odası fatura belgesi kullanılamaz; perakende satış fişi ve ÖKC fişiyle belgelenen satışlar bu kuralın dışında kalır. Esnaf odası faturası 2027 yazısında bu geçişi anlattım.

Fatura alanlarında yapılan bir hata sadece denetimde değil, alıcı tarafında da karşılık bulur. Alıcı işletme, kestiğin belgeyi kendi defterine işleyemediğinde seni arar ve düzeltme ister. Bu durumda kâğıt faturanın düzeltilmesi ile e-Arşivdeki bir hatanın giderilmesi farklı yollardan ilerler. e-Arşivde iptal ve düzeltme süreleri ile itiraz koşulları mevzuata bağlıdır; burada gün sayısı vermiyorum, kendi durumun için mali müşavirine danış.

Telefondan fatura keserken bu alanları elle tek tek doldurmak zorunda değilsin. Kayıtlı cariyi seçtiğinde unvan ve vergi bilgileri gelir. Stoktan ürün seçtiğinde ürün adı, birim ve fiyat gelir. Miktarı yazdığında tutar ve KDV hesaplanır. Kalan iş, tarih ve fatura numarasını kontrol etmek olur.

Telefon kamerasıyla barkodu okutup ürünü doğrudan faturaya ekleyebilirsin. Harici barkod okuyucu da çalışır; USB, Bluetooth ya da el terminali. Çok ürünlü bir satışta bu, alanları elle yazmaktan çok daha az hata üretir. Gelen faturaları kabul ya da reddetme işi de aynı ekrandan yapılır; gerekirse gelen e-faturayı reddetme adımlarını izle.

Faturayı kesmek için ne gerektiğini merak ediyorsan e-Arşiv fatura kesmek için ne gerekir yazısı başlangıç için iyi bir kaynak. Telefondan ilk faturayı kesme adımları da telefondan fatura nasıl kesilir yazısında duruyor.

Faturada bulunması gereken bilgiler hangileri?

Satıcı ve alıcı bilgileri, fatura tarihi ve numarası, mal ya da hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı, vergiler hariç tutar, vergi oranı ve tutarı, vergiler dahil toplam. İşletmeye kesilen faturada alıcının vergi dairesi ve vergi numarası da gerekir. Nihai tüketiciye kesilen faturada alıcının adı ve adresi yeterlidir.

Nihai tüketiciye fatura keserken vergi numarası gerekir mi?

Hayır. Nihai tüketiciye kesilen faturada alıcının vergi bilgisi aranmaz, ad ve adres yeterlidir. İşletmeye kestiğinde ise vergi dairesi ve vergi numarası zorunludur. Alıcının mükellefiyet durumu belirsizse mali müşavirine danış.

e-Arşiv faturada bu alanlar nasıl doldurulur?

Uygulama cari kaydından alıcı bilgilerini, stok kaydından ürün bilgilerini getirir. Miktarı girdiğinde tutar ve KDV hesaplanır. Alıcı seçildiğinde mükellefiyet sorgusu yapılır; sonuç netleşmeden kayıt tamamlanmaz. Kalan iş tarih, numara ve toplamı kontrol etmektir.

Faturayı müşteriye otomatik gönderebilir miyim?

Hayır, otomatik hatırlatma ya da mesaj gönderimi yok. Faturayı ya da PDF'ini WhatsApp'tan veya e-postayla kendin paylaşırsın. Sana uygulama içi bildirim gelir.

Fatura alanlarını yanlış doldurdum, ne yapmalıyım?

İptal, düzeltme ve iade faturası seçeneklerinin hangisinin uygun olduğu duruma ve mevzuata bağlıdır. Süre ve koşullar için mali müşavirine danış. e-Arşiv faturada iptal adımlarını e-Arşiv fatura iptali nasıl yapılır yazısında anlattım.

Fatura alanlarını doğru doldurmanın en pratik yolu, bilgileri bir kez kaydedip her faturada yeniden kullanmak. [Telefondan Fatura](/) ana sayfasından misafir moduyla kayıt olmadan başlayabilir, örnek verilerle demo hesabı inceleyebilirsin. Paketleri ve güncel fiyatları fiyatlandırma sayfasında bulabilirsin.

Ücretsiz paket süresizdir ve kredi kartı gerektirmez; cari, stok ve fatura sınırsızdır, e-Arşiv ve e-Fatura dahildir. Pro paket yıllık 6.500 TL + KDV olup buna ek olarak gelişmiş raporlar, yetki seviyeleri (rol yönetimi), öncelikli destek ve stok fotoğrafı sunar. Banka hareketleri her iki pakette de elle kaydedilir; otomatik banka entegrasyonu yoktur.