Stok Takipli Fatura Programı: Fatura Kesince Stok ve Cari Güncellensin

Birçok esnaf işe üç ayrı alışkanlıkla başlar: fatura bir yerde, stok bir defterde, müşteri borcu başka bir sayfada durur. Az satışta bu düzen idare eder. Ama iş yoğunlaşınca aynı bilgiyi birkaç kez yazmak zorunda kalırsın ve hata buradan başlar.

Oto serviste bir yağ filtresini düşünelim. Parçayı müşteriye taktın, faturayı kestin, ama deftere yazmayı akşama bıraktın. Ertesi gün rafta sandığın filtre yoktur ve müşteri bekler. Aynı akşam ödemeyi de cari sayfasına işlemeyi unutursan, ay sonunda kimin ne kadar borcu olduğu tartışmalı hale gelir.

Stok ile faturayı bağlamanın asıl faydası burada görünür. Kayıt, işin yapıldığı anda tek hareketle tamamlanır ve gün sonuna iş bırakmazsın.

Bir de sipariş tarafı var. Kaç adet kaldığını doğru görmeden tedarikçiye sipariş verirsen ya elinde olan ürünü yeniden alırsın ya da satacağın ürün tükenir. İkisi de para kaybettirir: ilkinde paran rafta bekler, ikincisinde müşteri başka yere gider. Stok adedi faturayla birlikte güncellenince sipariş kararını tahminle değil kayıtla verirsin.

Mali müşavirinle çalışıyorsan düzenli kayıt onun işini de kolaylaştırır. Faturalar, ödemeler ve müşteri bakiyeleri aynı yerde durunca dönem sonunda dağınık kâğıt toplamakla uğraşmazsın.

Mantık basit: önce ürünlerini ve müşterilerini bir kez tanımlarsın, sonra her faturada bu kayıtları seçersin. Program hareketi ilgili yerlere kendisi yazar.

Telefondan akış şöyle ilerler:

1. Ürünleri tanımla. Stok kartına ürün adını, fiyatını ve adedini gir. Çok ürünün varsa kamerayla barkod okutmak işi hızlandırır.
2. Müşteriyi seç. Fatura ekranında alıcıyı cari listesinden al.
3. Ürünü faturaya ekle. Stok listesinden seç ya da barkodu okut, miktarı yaz.
4. Belge türünü kontrol et. Uygulama mükellef sorgusunu yapar, belge e-Fatura ya da e-Arşiv olarak açılır.
5. Faturayı kaydet. Stok adedi düşer, müşterinin cari bakiyesi güncellenir.
6. Müşteriyle paylaş. PDF'i WhatsApp ya da e-postayla kendin gönderirsin.

Burada bir ayrıntıya dikkat et: stoğun düşmesi için ürünü stok listesinden eklemen gerekir. Bu yüzden sık sattığın ürünlerin stok kartını baştan açmak, her faturada işini kolaylaştırır. Fatura adımlarının tamamını telefondan fatura nasıl kesilir yazısında bulabilirsin.

Satış tarafında fatura ve hızlı satış ekranı stoğu günceller. Tezgâhta barkod okutup satışı tamamladığında aynı mantık işler. Gelen e-faturayı da inceleyip muhasebeye aktararak cari ve stok kayıtlarına işleyebilirsin. Bu sayede tedarikçinden gelen faturayı ikinci kez yazmazsın. Gelen faturada bir sorun varsa gelen e-faturayı reddetme yazısına bak.

Her hareket otomatik değildir, bunu bilmek sonradan çıkan farkları azaltır. Şu durumlarda stok kartından elle giriş ya da çıkış yapman gerekir:

• Müşteri iadesi: Ürün sana geri döndüyse stoğa elle giriş yap, açıklamaya fatura numarasını yaz.
• Hasarlı ürün: Satılamayacak ürünü stok çıkışı olarak kaydet.
• Depolar arası taşıma: Birden fazla depon ya da şuben varsa transfer kaydı aç.
• Sayım farkı: Rafta sayılan adet kayıttan farklıysa farkın nedenini bul, sonra düzelt.

Kuaför gibi hizmet ağırlıklı çalışan bir işletmede de stok takibi işe yarar. Sattığın bakım ürünlerini stok kartıyla izlersen rafta kalan adedi görür, siparişini ona göre verirsin.

Veresiye ya da vadeli çalışıyorsan fatura ile cari arasındaki bağlantı en az stok kadar önemlidir. Faturayı kaydettiğinde tutar müşterinin bakiyesine işlenir. Ödeme aldığında tahsilatı kaydedersin, kalan borç güncel görünür.

Uygulamada kasa, banka hesabı ve çek-senet takibi de var. Ancak bir sınırı açıkça söyleyeyim: otomatik banka entegrasyonu yoktur, banka hareketleri elle kaydedilir. Müşteri havale yaptığında tahsilatı senin girmen gerekir.

Hatırlatma tarafında da benzer bir ayrım var. Vadesi gelen alacak için sana uygulama içi bildirim gelir. Müşteriye otomatik mesaj gitmez; hatırlatmayı sen yaparsın. Bakiyeyi görünce müşteriyi aramak ya da WhatsApp'tan yazmak senin elinde. Ödeme konuşmasından önce müşterinin faturalarına ve tahsilatlarına bir göz at; böylece tutarı netleştirip gereksiz tartışmanın önüne geçersin.

Fatura özelliği olan her program stoğu faturaya bağlamaz. Karar vermeden önce şu soruları sor:

• Bağlantı gerçekten otomatik mi? Fatura kaydedilince stok ve cari kendiliğinden güncelleniyor mu, yoksa ikinci bir fiş mi gerekiyor?
• e-Belge dahil mi? e-Fatura ve e-Arşiv için ayrı ücret ya da ayrı entegratör ödüyor musun? Türlerin farkını e-Fatura ile e-Arşiv farkı yazısında anlattım.
• Telefondan çalışıyor mu? İşin başındayken fatura kesebiliyor musun?
• Barkod destekleniyor mu? Kamerayla okutma ya da harici barkod okuyucu kullanabiliyor musun?
• Birden fazla kişi kullanabiliyor mu? Personelin de kayıt girecekse çoklu kullanıcı gerekir.
• Kayıt sınırı var mı? Ürün ya da müşteri sayın büyüdüğünde ek ücret çıkıyor mu?

Bu soruların ücretsiz seçenekteki cevabı için ücretsiz fatura kesme programı sayfasına bakabilirsin. Mevcut kayıtlarını taşımayı planlıyorsan önce ürün ve müşteri listeni temizle. Aynı ürünün iki kartta durması, stok bağlantısının faydasını azaltır.

Fatura kesince stok otomatik düşer mi?

Evet, faturaya stok listesinden eklediğin ürünün adedi kaydettiğin anda düşer. Hızlı satış ekranı da aynı şekilde çalışır. İade, hasar ve sayım farkı gibi hareketleri ise stok kartından elle kaydedersin.

Stok takipli fatura programı ücretsiz kullanılabilir mi?

Evet, ücretsiz paket süresizdir ve kredi kartı istemez. Cari, stok ve fatura sayısında sınır yoktur; e-Fatura ve e-Arşiv de bu pakette yer alır. Pro paket gelişmiş raporlar, yetki seviyeleri, öncelikli destek ve stok fotoğrafı ekler.

Banka hareketleri programa kendiliğinden geliyor mu?

Hayır, otomatik banka entegrasyonu yoktur. Banka hareketlerini ve havaleyle gelen tahsilatları programa elle kaydedersin. Kasa, banka hesabı ve çek-senet takibi iki pakette de bulunur.

Birden fazla depoda stok takibi yapılabilir mi?

Evet, çoklu depo ve çoklu şube tanımlayabilirsin. Ürünü bir depodan diğerine taşıdığında transfer kaydı açman gerekir. Böylece iki noktada da doğru adet görünür.

Birkaç ürün ve müşteri tanımlayıp [uygulamayı](/) ilk faturanla dene. Kaydettikten sonra stok adedinin ve cari bakiyenin değiştiğini kendi gözünle gör. Ücretsiz paket süresiz ve kredi kartı gerektirmiyor; kayıt sayısında sınır yok ve e-Fatura ile e-Arşiv ücretsiz pakette yer alıyor. Gelişmiş raporlar, yetki seviyeleri (rol yönetimi), öncelikli destek ve stok fotoğrafı ekleyen Pro paket ise yıllık 6.500 TL + KDV. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.